Documents et échanges

Les documents et les échanges constituent la mémoire opérationnelle du dossier. Ils permettent de comprendre ce qui a été reçu, produit, envoyé, décidé et réalisé.

Types de documents

Selon le dossier et les fonctions activées, iREN peut conserver ou générer notamment :

ordre de mission et pièces reçues ;
photographies, constats, relevés et comptes rendus ;
devis et versions de devis ;
bons ou confirmations de commande ;
documents de travaux et justificatifs d’intervention ;
factures, avoirs ou pièces financières ;
courriers, attestations et autres modèles documentaires.

Cycle documentaire

Un document peut être :

reçu ou importé ;
créé à partir des données du dossier ;
contrôlé ou corrigé ;
validé selon le circuit prévu ;
transmis à un destinataire ;
archivé avec sa date, son auteur et son contexte.

La version effectivement validée ou envoyée doit pouvoir être distinguée d’un brouillon ou d’une version remplacée.

Échanges internes

Les échanges internes servent à coordonner les équipes sans perdre le contexte du dossier. Ils peuvent prendre la forme de notes, commentaires, demandes, réponses ou traces d’action. Les tableaux de l’accueil peuvent mettre en avant les échanges nécessitant une attention.

Communications externes

Selon les services configurés, le dossier peut être associé à :

des courriels ;
des SMS ;
des appels ou comptes rendus d’appel ;
des rendez-vous de visioconférence ou d’assistance à distance ;
des échanges structurés avec le donneur d’ordre ou une plateforme partenaire.

Le projet et l’historique documentaire prévoient une fonction de mails entrants conditionnelle. Sa présence sur l’accueil actuellement observé n’est pas établie : elle ne doit pas être présentée comme active sans vérification de l’instance, de la version et de la configuration.

Traçabilité attendue

Pour chaque élément important, conserver autant que possible :

le dossier de rattachement ;
le type et l’objet de l’échange ou du document ;
l’émetteur, le destinataire et l’auteur ;
la date et l’heure ;
le canal utilisé ;
le statut d’envoi, de réception ou de validation ;
la version pertinente et les éventuelles erreurs.

Confidentialité et accès

Les documents peuvent contenir des données personnelles, contractuelles ou financières. Leur consultation, leur téléchargement et leur transmission doivent respecter les droits du profil et les règles de l’organisation.

Bonnes pratiques

Rattacher chaque pièce au bon dossier et utiliser un type documentaire pertinent.
Éviter les doublons lorsqu’un document est déjà issu d’un flux connecté.
Vérifier le destinataire avant tout envoi.
Ne pas considérer un envoi comme réussi sans retour de statut lorsque le canal en fournit un.
Tracer les décisions prises en dehors de l’application lorsqu’elles influencent le dossier.

Intégrations associées

Les courriels peuvent dépendre d’Exchange, les SMS de SMSPartner et les sessions à distance d’Apizee ou Speakylink. Les échanges de mission peuvent dépendre d’un intégrateur, de SINAPPS ou de DARVA. Voir Intégrations.

Guides détaillés

Document du dossier — réception, génération, version, classement et diffusion.
Médiathèque du dossier et Pièce jointe — pièces, photos et documents associés.
Fusion de documents Word — génération à partir de modèles.
Courriel et Messagerie Exchange — échanges par messagerie.
Communication par SMS, Suivi des SMS et Modèles de SMS — préparation, suivi et paramétrage.
Échanges internes — collaboration et traçabilité dans le dossier.
Devis, Commande, Facture et Avoir — documents du parcours financier.