Dossier

Vue d'un dossier

Ce menu est accessible via la page d'accueil iREN

👨‍💼 🕵️ 👨‍🚀 Cette page convient à la lecture de tous.

La vue dossier est le centre de l'outil iREN.

Numéro du dossier

Un numéro de dossier est composé de 3 éléments obligatoires :
 • L'année
 • La source
 • Le numéro de dossier

La création d'un dossier

Création d'un nouveau dossier

Année et source du dossier

Il s'agit de l'entête du futur dossier. C'est ici qu'est déterminé le numéro complet du dossier.
L'année est automatiquement initialisée à l'année en cours.
La source est sélectionnable dans une zone de liste déroulante. Lorsqu'une source est sélectionnée, l'entité missionnée du pavé Année et source du dossier est mise à jour, la liste des gestionnaires du pavé Mission est mise à jour.
Les deux champs (année et source) sont obligatoires pour la création du dossier.

Assuré

Le pavé Assuré permet de renseigner les éléments de l'assuré.
Lors de la création du dossier, une fiche annuaire sera automatiquement créée pour l'assuré.
👨‍🚀 Avec un code famille 'AS' et un code annuaire égale au numéro de dossier complet sans tiret. Exemple : 2021MO00001455.
La civilité (ex : M, MME, ENTREPRISE, etc) sera réutilisée dans les courriers.
🕵️La liste des civilités disponible peut être modifiée dans les tables de base
Le prénom sera réutilisé dans les courriers.
L'adresse est constituée de trois lignes d'adresses. Ces champs seront réutilisés dans les courriers.
Le code postal et la ville (sur la même ligne) seront réutilisés dans les courriers. Le code postal et la ville sont sélectionnables par un combogrid.
Le pays est sélectionnable par une zone de liste déroulante et sera réutilisé dans les courriers.
🕵️La zone de liste déroulante est automatiquement ajoutée sur le pays défini par l'eurogex Pays par défaut
Les numéros de téléphone seront réutilisés dans les courriers.
La politesse sera réutilisée dans les courriers.
🕵️La liste des politesse disponible peut être modifiée dans les tables de base
🕵️Les zones obligatoires sont définies par eurogex.

Mandants

Les mandants sont des éléments fixe d'un dossier et peuvent être retrouvés à diverses étapes du dossier (facturation, courriers, etc).
Pour plus d'informations, voir la page associée aux mandants.
Les mandants ne sont pas obligatoires, excepté le Donneur d'ordre.

Travaux

Le pavé Travaux permet de rédiger quelques annotations qui pourront par la suite être retrouvés sur la vue dossier.

Sinistre

Le pavé Sinistre permet de renseigner les éléments propre au sinistre.
La nature du sinistre est sélectionnable par une zone de liste déroulante.
🕵️Il est possible de modifier les éléments de la liste déroulante à l'aide des Tables de base
La date du sinistre est sélectionnable à l'aide du calendrier.
Le lien 'Adresse de l'assuré' permet d'insérer directement l'adresse de l'assuré dans le pavé Sinistre.
Le commentaire du sinistre sera réutilisé dans les courriers.
🕵️Les zones obligatoires sont définies par eurogex.

Pièces Jointes

Les pièces jointes du dossier peuvent être insérées à l'aide du pavé Pièces Jointes de deux façon différentes :
   - A l'aide d'une boîte de dialogue, et ensuite de sélectionner les fichiers.
   - A l'aide de la zone de drop, en déposant un fichier à l'aide d'un copier-glisser

Mission

La date de réception de la mission est obligatoire. Cette dernière est initialisée à la date du jour.
Le montant d'ouverture est l'image d'un chiffrage approximatif qui peut vous servir lors de la rédaction de votre devis.
Le montant de la franchise est obligatoire. La franchise peut être déduite sur un devis.
Le type de l'assuré est obligatoire.
🕵️Il est possible de modifier les éléments 'Type de l'assuré' à l'aide des Tables de base.
Le type d'activité une zone facultative.
🕵️Il est possible de modifier les éléments 'Type d'activité' à l'aide des Tables de base.
Une question est posée quant au caractère urgent de la mission. Si la réponse est oui, un technicien d'urgence est obligatoire à la saisie.
Le gestionnaire du dossier est celui qui est en charge du dossier. Cela implique plusieurs conséquences directe sur l'application iREN :
   - Un gestionnaire est par défaut signataire des courriers et des mails.
   - Les widgets du gestionnaire sont enrichis par ses dossiers.
Autre référence est un champ facultatif qui permet d'insérer une référence annexe.

Les antécédents

Lors de la création d'un dossier, il y a la possibilité de vérifier les antécédents :
   - Automatiquement si l'option eurogex est activé.
   - Manuellement à l'aide du bouton 'Existe-t-il des antécédents ?'

La recherche des antécédents permet de vérifier qu'un dossier existe déjà selon des critères paramétrables par les tables de base. Les critères sont cumulables, et permettent de détecter d'éventuel doublon ou historique en lien avec l'assuré. Les critères disponibles :
   - Le sinistre
   - L'assuré
   - L'adresse de visite
   - Le donneur d'ordre (👨‍🚀 Mandant de type CI)
   - L'agent (👨‍🚀 Mandant de type AG)
   - Le courtier (👨‍🚀 Mandant de type CT)

La vue dossier

Le menu

Le menu des dossier se place en entête des formulaires liés à un dossier.

Géolocalisation

Géolocalisation d'une adresse

La géolocalisation est effectuée sur l'adresse du sinistre et est accessible à l'aide du bouton Carte en haut à gauche de la vue dossier ( )
La géolocalisation est effectuée à l'aide d'OpenStreetMap, un fournisseur libre.
La géolocalisation tentera toujours d'avoir le résultat le plus précis possible, mais est assez sensible.
⚠️ Une simple faute de frappe ou d'orthographe dans l'adresse rendra impossible la géolocalisation.
Une pin bleu sera automatiquement ajouté sur l'emplacement de l'adresse du sinistre.

Actions rapides

Menu des actions rapides

Le menu des actions rapides est accessible à l'aide du bouton Ampoule () du menu du dossier.

Prise de contact

La prise de contact permet d'indiquer une première prise de contact avec l'assuré.
Lors de la prise de contact, une ligne dans le suivi du dossier est ajoutée pour indiquer cette prise de contact.
Le jalon de Prise de Contact du workflow est alors activé.

Prise de RDV métreur

La prise de rendez vous métreur permet de simplifier la prise d'un rendez-vous métreur.
Lors de la prise de rendez vous métreur, il est possible de renseigner les champs suivants :
   - Le libellé : Initialisé à "RDV METREUR", c'est le titre de votre rendez-vous, c'est un champ purement informatif. C'est un champ obligatoire
   - La date : La date du rendez-vous métreur. C'est un champ obligatoire
   - Le créneau horaire de ce rendez-vous. Cette saisie est assistée, il suffit d'ajouter l'heure, et un créneau de 30min sera automatiquement proposé. C'est un champ obligatoire
   - L'adresse du rendez-vous, c'est l'adresse ou aura lieu le rendez-vous. A l'aide de la liste déroulante, il est possible de retrouver les adresses connues dans le dossier (Sinistre, Assuré, etc). C'est un champ obligatoire
   - Le commentaire : Permet de donner des instructions ou des informations complémentaires concernant ce rendez-vous.
   - L'acteur : Sélectionne une personne à qui donner le rendez-vous. Il n'est possible de sélectionner qu'un seul technicien pour un rendez-vous métreur.
   - Si l'option SMS est activée, il est possible de cocher un SMS de confirmation. Alors un SMS de confirmation de RDV (défini par les tables de base) sera automatiquement transmis au numéro sélectionné. Le numéro est initialisé à la valeur du téléphone portable de l'assuré.
   - Si l'option SMS est activé, il est possible de cocher un SMS de rappel. Alors un SMS de rappel de RDV (défini par les tables de base) sera automatiquement transmis au numéro sélectionné la veille du rendez vous (Le numéro est initialisé à la valeur du téléphone portable de l'assuré).
A la prise d'un RDV Métreur, le jalon RDV Métreur du workflow est alors activé.

Prise de RDV travaux

La prise de rendez-vous Travaux permet de simplifier la prise d'un rendez-vous Travaux.
Lors de la prise de rendez-vous travaux, il est possible de renseigner les champs suivants :
   - Le libellé : Initialisé à "RDV TRAVAUX", c'est le titre de votre rendez-vous, c'est un champ purement informatif. C'est un champ obligatoire
   - La date : La date du rendez-vous travaux. C'est un champ obligatoire
   - Le créneau horaire de ce rendez-vous. Cette saisie est assistée, il suffit d'ajouter l'heure, et un créneau de 30min sera automatiquement proposé. C'est un champ obligatoire. Pour un rendez-vous travaux, il est possible de sélectionner plusieurs jours :
Exemple :
Je prends un rendez-vous travaux du 12/07/2021 à 11h00 au 12/07/2021 à 13h00. Sur mon planning j'aurais une plage horaire bloquée, le 12/07 entre 11h et 13h.
Je prends un rendez-vous travaux du 10/07/2021 à 11h00 au 12/07/2021 à 13h00. Sur mon planning, j'aurais trois plage horaire bloquées, le 10/07 entre 11h et 13h, le 11/07 entre 11h et 13h et enfin le 12/07 entre 11h et 13h.
   - L'adresse du rendez-vous, c'est l'adresse ou aura lieu le rendez-vous. A l'aide de la liste déroulante, il est possible de retrouver les adresses connues dans le dossier (Sinistre, Assuré, etc). C'est un champ obligatoire
   - Le commentaire : Permet de donner des instructions ou des informations complémentaires concernant ce rendez-vous.
   - L'acteur : Sélectionne une personne à qui donner le rendez-vous. Il n'est possible de sélectionner qu'un seul technicien pour un rendez-vous travaux.
   - Si l'option SMS est activée, il est possible de cocher un SMS de confirmation. Alors un SMS de confirmation de RDV (défini par les tables de base) sera automatiquement transmis au numéro sélectionné. Le numéro est initialisé à la valeur du téléphone portable de l'assuré.
   - Si l'option SMS est activé, il est possible de cocher un SMS de rappel. Alors un SMS de rappel de RDV (défini par les tables de base) sera automatiquement transmis au numéro sélectionné la veille du rendez-vous (Le numéro est initialisé à la valeur du téléphone portable de l'assuré).
A la prise d'un RDV Travaux, le jalon RDV Travaux du workflow est alors activé.

Envoyer un échange interne

Il est possible d'envoyer un échange interne à l'aide de ce formulaire.
Un échange interne est composé de :
   - Un objet. Cet objet peut être saisi librement ou sélectionné dans une liste déroulante. Cette liste déroulante est paramétrable dans les tables de base. Ce champ est obligatoire.
   - Le destinataire est sélectionnable à l'aide d'une liste déroulante. Ce champ est obligatoire.
   - Le message est un champ texte libre pour laisser place à votre message.

Créer une info suivi

Exemple d'une ligne d'info suivi

Il est possible d'ajouter simplement et rapidement une ligne dans le suivi du dossier.
Une ligne d'info suivi est composé de :
   - Une action. La zone de liste propose toutes les actions de la famille MESSAGE SUIVI. Ce champ est obligatoire.
   - Le libellé est automatique en fonction de l'action, mais peut-être personnalisé. Ce champ est obligatoire.
   - Le commentaire contient des informations supplémentaires au sujet de cette ligne de suivi.

Rappeler

Exemple d'un ligne de rappel

Il est possible d'ajouter simplement et rapidement une ligne de rappel dans le suivi.
Une ligne de rappel est composée de :
   - La politesse et le numéro de l'assuré qui doit être rappelé. Ce champ est obligatoire.
   - La date du rappel. Si "Autre jour" est coché, alors il est possible d'indiquer la date du rappel. Ce champ est obligatoire.
   - Le créneau. Il permet d'indiquer une indication de l'heure du rappel, c'est une indication informelle. Ce champ est obligatoire.
   - Le commentaire contient des informations supplémentaires au sujet de ce rappel.
L'action de Rappel créée automatiquement une relance de type "Travail Administratif".

Demande de documents

Exemple d'une ligne de demande de document AVEC relance

Il est possible d'ajouter simplement et rapidement une ligne de Demande de document dans le suivi.
Une ligne de demande de documents est composée de :
   - Une demande. La zone de liste propose toute les actions de la famille DEMANDE DOCUMENT. Ce champ est obligatoire.
   - Le détail contient des informations supplémentaires au sujet de cette ligne de demande de document.
   - Si une relance est paramétrée sur l'action associée, alors il est possible de configurer les échéances de la relance, ainsi que le caractère récursif de cette relance.

Envoyer un e-mail

Il est possible d'envoyer un email avec cette action rapide.
Besoin de plus d'info, concernant la signature ou encore les trames de mail que je ne trouve pas sur RECETTE

Envoyer un SMS

Il est possible d'envoyer un SMS avec cette action rapide.
Un SMS est composé de :
   - Un destinataire : Sélectionnable à travers la zone de liste déroulante, elle contient les destinataires du dossier ayant des numéros de portable. Ce champ est obligatoire.
   - Un message : Il est possible de sélectionner un modèle de SMS parmi les modèles enregistrés avec le type 'PONCTUEL' (👨‍🚀 3), configurable à l'aide des tables de base, mais aussi d'écrire un SMS personnalisé. Ce champ est obligatoire.

Clôture dossier

Cette action rapide permet de passer le dossier à l'état clôturé par le clique d'un bouton.

Dossier

Le bouton Dossier () permet d'accéder à la visualisation du Dossier.

Les intervenants

Page des intervenants

La page des intervenants est disponible via le bouton .
Lorsqu'il y a au moins un ou plusieurs intervenants, une pastille vient préciser le nombre d'intervenant.

Ajouter un nouvel intervenant

Il est possible d'ajouter un nouvel intervenant à l'aide du bouton Ajouter un intervenant.
Un nouveau pavé vierge s'ajoute à la suite des autres.
Le nouvel intervenant est automatiquement enregistré lors d'un changement de page.


Un pavé intervenant est constitué de :

Nouvel intervenant

Une zone de liste déroulante Civilité : Permet d'indiquer la civilité de l'intervenant (ex : M, MME, ENTREPRISE, etc), sera réutilisée dans les courriers.
Le Nom : Indique le nom de l'intervenant. ⚠️ Attention, le nom n'est modifiable que lors de l'ajout. Une fois enregistré le nom n'est plus modifiable.
Le Prénom : Le prénom de l'intervenant.
L'adresse : L'adresse de l'intervenant, sera réutilisée dans les courriers.
Le code postal et ville : Constitue l'adresse de l'intervenant, sera réutilisée dans les courriers.
La qualité : Peut être réutilisée dans les courriers
La politesse : Peut être réutilisée dans les courriers.
Le commentaire : Zone textuel purement informative.

🕵️La liste des politesse disponible peut être modifiée dans les tables de base
🕵️La liste des qualités disponible sont paramétrables dans les tables de base.

Ajouter un intervenant provenant de l'annuaire

Lorsque l'on souhaite ajouter un intervenant par l'annuaire, une popup de recherche s'ouvre.
Il est alors possible de rechercher une fiche annuaire via les critères suivant :
   - Le code annuaire : Il s'agit du nom synthétique.
   - La famille : Il s'agit de la famille de la personne que l'on recherche.
   - Le département : Il s'agit du département inclu dans le code postal de la fiche annuaire.
   - La ville : Il s'agit de la ville de la fiche annuaire.

La recherche n'est possible qu'avec au moins un critère.
L'ajout effectue une nouvelle création et vous permet de faire une saisie rapide d'un nouvel intervenant.

🕵️La liste des familles disponible peut être modifiée dans les tables de base.

Devis

Voir la page Devis

La médiathèque

Médiatheque du dossier

La médiatheque du dossier est présente sur tous les formulaires liés au dossier, sur la droite de chaque page.
La médiétheque du dossier est une zone de drop permettant de déposer facilement et rapidement de nouvelle piece jointe dans le dossier à l'aide d'un copie-glisser. Apres un copier-glisser, la popup d'ajout d'une nouvelle pièce jointes apparait.
Le bouton d'ajout permet d'afficher la popup d'ajout d'une nouvelle pièce jointes.
Le bouton de rafraichissement permet de forcer l'actualisation de la médiatheque.
Le bouton de téléchargement permet de générer un zip et de télécharger toutes les pièces jointes lié au dossier, dont les devis / commande / facture en définitif, les courriers générés ainsi que les pièces jointes de la médiathèque.
Il existe des actions contextuelle en fonction de la typologie du fichier :
   - La suppression de fichier. Cette action permet la suppression du fichier de la médiatheque du dossier apres une demande de confirmation. Cette action est universel.
   - Renommer un fichier. Il est possible de modifier le libellé du fichier ainsi que la typologie (à l'aide d'une zone de liste déroulante paramétrable à l'aide des tables de base) de ce fichier, ainsi que son nom. Cette action est disponible pour tous les fichiers excepté les fichiers images (🕵️ .JPG, .JPEG, .PNG, .GIF, .BMP, .TIF, .TIFF) et .PDF
   - Editer un fichier. Ce bouton permet de rediriger vers la page d'édition de pj. Cette action est disponible pour tous les fichiers images (🕵️ .JPG, .JPEG, .PNG, .GIF, .BMP, .TIF, .TIFF) et .PDF
   - Géolocaliser la photo. Lorsque la géolocalisation d'une photo est détecté, il est possible d'afficher une carte :

Géolocalisation d'une PJ

- Une pin bleu est indiqué à l'endroit ou la photo à été géolocalisé.    - Une pin rouge est indiqué à l'endroit ou le sinistre à été géolocalisé.