Dossier

Dossier

Navigation : Accueil > Modules > Dossier · Parcours métier > Cycle de vie d’un dossier

Version observée : 1.14.2.709 — vérification fonctionnelle du 28 juillet 2026.

Le dossier est le point de rassemblement d'une mission dans iREN. Il réunit les personnes concernées, les informations du sinistre, les rendez-vous, les échanges, les documents commerciaux et l'historique du traitement.

En bref

• Le dossier porte une référence attribuée lors de sa création.
• Il relie l'assuré, les autres intervenants, le mandant, les collaborateurs et les entreprises concernées.
• Son état résume l'étape principale atteinte.
• Son suivi conserve les événements, actions, documents et changements importants.
• Il sert de point d'entrée vers le Devis, la Commande, la Facture et l'Encaissement.

Capture fidèle de l’interface iREN recette, contrôlée le 28 juillet 2026.

Objectifs

Le dossier permet de :

• centraliser les informations nécessaires à la mission ;
• partager un contexte commun entre les acteurs autorisés ;
• suivre l'avancement sans reconstituer les échanges dans plusieurs outils ;
• produire et retrouver les documents liés à la mission ;
• déclencher les étapes suivantes du traitement ;
• conserver une trace des décisions et changements d'état.

Acteurs concernés

Selon la mission et les droits attribués, le dossier peut être utilisé par :

• le gestionnaire ou le donneur d'ordre ;
• l'expert, le métreur ou le technicien ;
• l'assistant ou le secrétariat ;
• l'entreprise missionnée ou agréée ;
• les collaborateurs chargés du devis, des travaux, de la facturation ou du règlement.

Les informations visibles et les actions disponibles dépendent du profil, du cabinet, des sources autorisées, de l'environnement et des droits accordés à chaque rubrique.

Fonctionnement général

Création

Le formulaire a été rempli uniquement dans le navigateur pour la capture ; aucun dossier n’a été créé.

La création initialise le dossier à l'état « Création ». L'année et la source font partie des informations nécessaires à l'attribution de sa référence. La source influence également le périmètre de travail, certains acteurs proposés et plusieurs règles de traitement.

L'assuré est rattaché au dossier comme intervenant. Ses coordonnées peuvent ensuite être réutilisées dans les courriers, documents et échanges. iREN recherche aussi les identités proches afin de limiter les doublons dans l'Annuaire.

La référence du dossier est attribuée automatiquement selon la règle de numérotation du site. Une configuration de compteur absente ou incohérente empêche de terminer la création.

Suivi de la mission

Chaque rendez-vous, contact, pré-rapport, rapport, document ou événement externe peut alimenter le suivi. Certains événements mettent automatiquement à jour l'état du dossier, les dates de jalon et les compteurs associés.

Lorsqu'aucun responsable n'a encore été désigné, un acteur porté par un premier rendez-vous ou contact peut devenir l'expert, le métreur ou l'assistant responsable du dossier. Cette affectation dépend du type d'action et des rôles présents.

Une action peut également préparer une relance, un courrier, un courriel ou un SMS. L'envoi dépend de la configuration de l'action et de la présence de coordonnées valides.

Documents commerciaux

Le dossier peut contenir plusieurs devis, commandes, factures et avoirs. Chaque document possède son propre cycle de vie. La validation d'un document peut faire progresser l'état du dossier et déclencher une action automatique.

Le parcours le plus courant est :

1. création et prise en charge du dossier ;
2. rendez-vous et diagnostic ;
3. établissement du Devis ;
4. passage en Commande lorsque ce module est utilisé ;
5. émission de la Facture ;
6. enregistrement de l'Encaissement ;
7. clôture du dossier lorsque le traitement est terminé.

Clôture et réouverture

La clôture indique que le dossier n'est plus en traitement courant. Elle peut résulter d'un rapport clôturant, d'un retrait ou d'une mission sans suite, d'une décision manuelle, ou d'un parcours de facturation prévu par le site.

Une réouverture remet le dossier dans un état choisi et désactive généralement le pilotage automatique de son état. Le suivi conserve la trace de la transition.

Règles métier et conditions

• Un rendez-vous de prise de contact ou de métrage peut faire progresser le dossier vers « Rendez-vous métreur ».
• Un rendez-vous travaux peut faire progresser le dossier vers « Rendez-vous travaux ».
• Un pré-rapport peut faire progresser le dossier vers « Pré-rapport ».
• Un rapport configuré comme clôturant peut placer le dossier à l'état « Clôturé ».
• La validation d'un devis peut faire progresser un dossier en début de cycle vers « Devis ».
• La validation d'une commande peut faire progresser un dossier à l'état « Devis » vers « Commande ».
• Un événement expressément créé sans relance ne met pas automatiquement à jour l'état du dossier.
• Sur un dossier déjà clôturé, un nouvel événement nécessitant une reprise peut imposer un état manuel.
• Les dates de jalon affichées correspondent aux événements enregistrés ; lorsqu'il en existe plusieurs, la date la plus pertinente pour le jalon est conservée.

Paramétrage et variantes

Le comportement peut varier selon le site :

• numérotation par source, cabinet, groupe ou autre périmètre configuré ;
• gestion des commandes activée ou désactivée ;
• actions automatiques et destinataires associés ;
• ouverture de services complémentaires, notamment l'espace assuré ;
• règles de clôture ;
• états et libellés disponibles dans les Tables de base ;
• droits de lecture, d'écriture, d'annulation ou de suppression.

Ces éléments doivent être vérifiés dans le paramétrage de l'environnement concerné. Une valeur observée sur un site ne constitue pas nécessairement la valeur de tous les sites.

Situations empêchant ou limitant une opération

• La création ne peut pas aboutir si les informations obligatoires de référence ou la règle de numérotation ne sont pas disponibles.
• Une action de communication ne peut pas atteindre un destinataire dépourvu de coordonnée compatible.
• Une opération peut être masquée ou refusée lorsque le profil ne possède pas le droit nécessaire.
• Une étape définitive peut rendre un document non modifiable ; il faut alors utiliser le parcours d'annulation, d'invalidation ou d'avoir prévu pour ce document.
• Une génération documentaire inachevée doit être contrôlée dans le suivi avant de considérer l'étape comme terminée.

Notions liées

• État du dossier — synthèse de l'avancement de la mission.
• Action et Agenda — rendez-vous, tâches, relances et suivi opérationnel.
• Annuaire — personnes et organisations rattachées au dossier.
• Devis — chiffrage proposé pour la mission.
• Commande — engagement issu d'un devis lorsque la gestion des commandes est active.
• Facture — document de facturation et point d'entrée vers le règlement.
• Encaissement — enregistrement des sommes reçues et mise à jour du solde.
• Source — origine fonctionnelle qui influence numérotation, périmètre et règles.
• Tables de base — référentiels et paramètres utilisés par le dossier.