« Dossier » : différence entre les versions

De wiki-iren
Aller à la navigation Aller à la recherche
VisuelWikicode
(Aligner les légendes et avertissements sur les captures iREN réellement observées)
 
(146 versions intermédiaires par 5 utilisateurs non affichées)
Ligne 1 : Ligne 1 :
Ce menu est accessible via la [[page d'accueil iREN]] <br/>
= Dossier =


<span style='font-size:30px'>👨‍💼</span>
Navigation : [[Accueil]] > [[Modules]] > Dossier · [[Parcours métier]] > [[Cycle de vie d’un dossier]]
<span style='font-size:30px'>🕵️</span>
<span style='font-size:30px'>👨‍🚀</span> Cette page convient à la lecture de tous.<br/>


La vues dossier est le centre de l'outils iREN.
''Version observée : 1.14.2.709 — vérification fonctionnelle du 28 juillet 2026.''


== Numéro du dossier ==
Le dossier est le point de rassemblement d'une mission dans iREN. Il réunit les personnes concernées, les informations du sinistre, les rendez-vous, les échanges, les documents commerciaux et l'historique du traitement.
Un numéro de dossier est composé de 3 éléments obligatoires :<br/>
&nbsp;• L'[[année]]<br/>
&nbsp;• La [[source]]<br/>
&nbsp;• Le [[numéro]] de dossier<br/>


== La création d'un dossier ==
== En bref ==
[[Fichier:CreationDossier.png|vignette|upright=2.5|Création d'un nouveau dossier]]


=== Année et source du dossier ===
* Le dossier porte une référence attribuée lors de sa création.
Il s'agit de l'entête du futur dossier. C'est ici qu'est déterminé le numéro complet du dossier.<br/>
* Il relie l'[[Assuré|assuré]], les autres intervenants, le [[Mandant|mandant]], les collaborateurs et les entreprises concernées.
L'<strong>[[année]]</strong> est automatiquement initialisé à l'année en cours.<br/>
* Son [[État du dossier|état]] résume l'étape principale atteinte.
La <strong>[[source]]</strong> est sélectionnable dans une zone de liste déroulante. Lorsqu'une [[source]] est sélectionné, l'entité missionné du pavé [[#Année et source du dossier|Année et source du dossier]] est mise à jour, la liste des [[gestionnaire]]s du pavé [[#Mission|Mission]] est mise à jour.<br/>
* Son suivi conserve les événements, actions, documents et changements importants.
Les deux champs (année et source) sont <strong>obligatoires</strong> pour la création du dossier.
* Il sert de point d'entrée vers le [[Devis]], la [[Commande]], la [[Facture]] et l'[[Encaissement]].


=== Assuré ===
[[Fichier:IREN_Dossier_Vue_generale.png|alt=Illustration observée de la vue générale et du workflow d’un dossier iREN]]
Le pavé Assuré permet de renseigner les éléments de l'assuré.<br/>
Lors de la création du dossier, une fiche [[annuaire]] sera automatiquement crée pour l'assuré.<br/>
<span style='font-size:20px' title='Info développeur'>👨‍🚀</span> Avec un code famille 'AS' et un code [[annuaire]] égale au [[numéro]] de dossier complet sans tiret. Exemple : 2021MO00001455.<br/>
La <strong>civilité</strong> (ex : M, MME, ENTREPRISE, etc) sera réutilisé dans les [[Evenementiel|courriers]].<br/>
<span style='font-size:20px' title='Info fonctionnel'>🕵️</span>La liste des civilités disponible peut être modifié dans les [[Tables de base#Intitulés|tables de base]]<br/>
Le <strong>prénom</strong> sera réutilisé dans les [[Evenementiel|courriers]].<br/>
<strong>L'adresse</strong> est constitué de trois lignes d'adresses. Ces champs seront réutilisés dans les [[Evenementiel|courriers]].<br/>
<strong>Le code postal et la ville</strong> (sur la même ligne) seront réutilisés dans les [[Evenementiel|courriers]]. Le code postal et la ville sont sélectionnables par un [[combogrid]].<br/>
Le <strong>pays</strong> est sélectionnable par une zone de liste déroulante et sera réutilisé dans les [[Evenementiel|courriers]].<br/>
<span style='font-size:20px' title='Info fonctionnel'>🕵️</span>La zone de liste déroulante est automatiquement sur le pays défini par l'[[Liste_des_eurogex|eurogex]] [[Liste_des_eurogex#Annuaire|Pays par défaut]]<br/>
Les <strong>numéros de téléphone</strong> seront réutilisés dans les [[Evenementiel|courriers]].<br/>
La <strong>politesse</strong> sera réutilisé dans les [[Evenementiel|courriers]].<br/>
<span style='font-size:20px' title='Info fonctionnel'>🕵️</span>La liste des politesse disponible peut être modifié dans les [[Tables de base#Formules de politesse|tables de base]]<br/>
<span style='font-size:20px' title='Info fonctionnel'>🕵️</span>Les zones obligatoires sont définie par [[Liste des eurogex#Saisie dossier|eurogex]].


=== Mandants ===
''Capture fidèle de l’interface iREN recette, contrôlée le 28 juillet 2026.''
Les mandants sont des éléments fixe d'un dossier et peuvent être retrouvé à diverses étapes du dossier ([[facture|facturation]], [[Evenementiel|courriers]], etc).<br/>
Pour plus d'information, voir la page associé aux [[mandant]]s.<br/>
Les mandants ne sont pas obligatoires, <strong>excepté le [[Mandant#Donneurs d'ordre|Donneur d'ordre]]</Strong>.


=== Travaux ===
== Objectifs ==
Le pavé Travaux permet de rédiger quelques annotations qui pourront par la suite être retrouvé sur la vue dossier.<br/>


=== Sinistre ===
Le dossier permet de :
Le pavé Sinistre permet de renseigner les éléments propre au sinistre.<br/>
* centraliser les informations nécessaires à la mission ;
La <strong>nature du sinistre</strong> est sélectionnable par une zone de liste déroulante.<br/>
* partager un contexte commun entre les acteurs autorisés ;
<span style='font-size:20px' title='Info fonctionnel'>🕵️</span>Il est possible de modifier les éléments de la liste déroulante à l'aide des [[Tables de base#Nature de sinistre|Tables de base]]<br/>
* suivre l'avancement sans reconstituer les échanges dans plusieurs outils ;
La <strong>date du sinistre</strong> est sélectionnable à l'aide du calendrier.<br/>
* produire et retrouver les documents liés à la mission ;
Le lien 'Adresse de l'assuré' permet d'insérer directement l'adresse de l'[[#Assuré|assuré]] dans le pavé Sinistre.<br/>
* déclencher les étapes suivantes du traitement ;
Le <strong>commentaire du sinistre</strong> sera réutilisé dans les [[Evenementiel|courriers]].<br/>
* conserver une trace des décisions et changements d'état.
<span style='font-size:20px' title='Info fonctionnel'>🕵️</span>Les zones obligatoires sont définie par [[Liste des eurogex#Saisie dossier|eurogex]].


=== Pièces Jointes ===
== Acteurs concernés ==
Les pièces jointes du dossier peuvent être inséré à l'aide du pavé Pièces Jointes de deux façon différentes :<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- A l'aide d'une boîte de dialogue, et ensuite de sélectionner les fichiers.<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- A l'aide de la zone de drop, en déposant un fichier à l'aide d'un [https://www.commentcamarche.net/faq/6318-glisser-copier-ou-glisser-deplacer copie-glisser]


=== Mission ===
Selon la mission et les droits attribués, le dossier peut être utilisé par :
La <strong>date de réception</strong> de la mission est <strong>obligatoire</strong>. Cette dernière est initialisé à la date du jour.<br/>
* le gestionnaire ou le donneur d'ordre ;
Le <strong>montant d'ouverture</strong> est l'image d'un chiffrage approximatif qui peut vous servir lors de la rédaction de votre devis.<br/>
* l'expert, le métreur ou le technicien ;
Le <strong>montant de la franchise</strong> est <strong>obligatoire</strong>. La franchise peut être déduite sur un [[devis]].<br/>
* l'assistant ou le secrétariat ;
Le <strong>type de l'assuré</strong> est <strong>obligatoire</strong>.<br/>
* l'entreprise missionnée ou agréée ;
<span style='font-size:20px' title='Info fonctionnel'>🕵️</span>Il est possible de modifier les éléments 'Type de l'assuré' à l'aide des [[Tables de base#Type de l'assuré|Tables de base]].<br/>
* les collaborateurs chargés du devis, des travaux, de la facturation ou du règlement.
Le <strong>type d'activité</strong> une zone facultative.<br/>
<span style='font-size:20px' title='Info fonctionnel'>🕵️</span>Il est possible de modifier les éléments 'Type d'activité' à l'aide des [[Tables de base#Type de la mission GEXSI|Tables de base]].<br/>
Une question est posé quant au caractère urgent de la mission. <strong>Si la réponse est oui</strong>, un technicien d'urgence est <strong>obligatoire</strong> à la saisie.<br/>
Le <strong>[[gestionnaire]]</strong> du dossier est celui qui est en charge du dossier. Cela implique plusieurs conséquences directe sur l'application iREN :<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Un gestionnaire est par défaut signataire des courriers et des mails.<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Les widgets du gestionnaire sont enrichis par ses dossiers.<br/>
Autre référence est un champ facultatif qui permet d'insérer une référence annexe.


=== Les antécédents ===
Les informations visibles et les actions disponibles dépendent du profil, du cabinet, des [[Source|sources]] autorisées, de l'environnement et des droits accordés à chaque rubrique.
Lors de la création d'un dossier, il y a la possibilité de vérifier les antécédents : <br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Automatiquement si l'option [[Liste des eurogex#Saisie dossier|eurogex]] est activé.<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Manuellement à l'aide du bouton 'Existe-t-il des antécédents'<br/><br/>
La recherche des antécédents permet de vérifier qu'un dossier existe déjà selon des critères paramétrables par les [[Tables de base#Gestion des antécédents|tables de base]]. Les critères sont cumullable, et permettent de détecter d'eventuel doublon ou historique en lien avec l'assuré. Les critères disponible :<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Le sinistre<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- L'assuré<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- L'adresse de visite<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Le donneur d'ordre (<span style='font-size:20px' title='Info développeur'>👨‍🚀</span> [[Mandant]] de type CI)<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- L'agent (<span style='font-size:20px' title='Info développeur'>👨‍🚀</span> [[Mandant]] de type AG)<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Le courtier (<span style='font-size:20px' title='Info développeur'>👨‍🚀</span> [[Mandant]] de type CT)<br/>


== La vue dossier ==
== Fonctionnement général ==
=== Le menu ===
Le menu des dossier se place en entêtes des formulaires lié à un dossier.<br/>
[[Fichier:Menu-dossier.png]]


==== Géolocalisation ====
=== Création ===
[[Fichier:Geoloc.png|vignette|upright=0.7|Géolocalisation d'une adresse]]
La géolocalisation est effectué sur l'adresse du sinistre et est accessible à l'aide du bouton Carte en haut à gauche de la vue dossier ( [[Fichier:Carte.png]] )<br/>
La géolocalisation est effectué à l'aide d'[https://www.openstreetmap.fr/ OpenStreetMap], un fournisseur libre.<br/>
La géolocalisation tentera toujours d'avoir le résultat le plus précis possible, mais est assez sensible.<br/>
⚠️ Une simple faute de frappe ou d'orthographe dans l'adresse rendra impossible la géolocalisation.<br/>
Une pin bleu sera automatiquement ajouté sur l'emplacement de l'adresse du sinistre.<br/><br/>


==== Actions rapides ====
[[Fichier:IREN_Dossier_Creation.png|alt=Formulaire observé de création d’un dossier iREN]]
[[Fichier:MenuActionRapide.png|vignette|upright=0.7|Menu des actions rapides]]
Le menu des actions rapides est accessible à l'aide du bouton Ampoule ([[Fichier:ActionRapide.png]]) du menu du dossier.<br/>


===== Prise de contact =====
''Le formulaire a été rempli uniquement dans le navigateur pour la capture ; aucun dossier n’a été créé.''
La prise de contact permet d'indiquer une premiere prise de contact avec l'assuré.<br/>
Lors de la prise de contact, une ligne dans le [[#Le suivi|suivi]] du dossier est ajouté pour indiquer cette prise de contact.<br/>
Le jalon de Prise de Contact du [[#Le workflow|workflow]] est alors activé.<br/>


===== Prise de RDV métreur =====
La création initialise le dossier à l'état « Création ». L'année et la source font partie des informations nécessaires à l'attribution de sa référence. La source influence également le périmètre de travail, certains acteurs proposés et plusieurs règles de traitement.
La prise de rendez vous métreur permet de simplifier la prise d'un rendez-vous métreur.<br/>
Lors de la prise de rendez vous métreur, il est possible de renseigner les champs suivant :<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Le <strong>libellé</strong> : Initialisé à "RDV METREUR", c'est le titre de votre rendez vous, c'est un champ purement informatif. C'est un champ <strong>obligatoire</strong><br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- La <strong>date</strong> : La date du rendez vous métreur. C'est un champ <strong>obligatoire</strong><br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Le <strong>créaneau horaire</strong> de ce rendez vous. Cette saisie est assisté, il suffit d'ajouter l'heure, et un créneau de 30min sera automatiquement proposé. C'est un champ <strong>obligatoire</strong><br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- L'<strong>adresse</strong> du rendez vous, c'est l'adresse ou aura lieu le rendez vous. A l'aide de la liste déroulante, il est possible de retrouver les adresses connus dans le dossier (Sinistre, Assuré, etc). C'est un champ <strong>obligatoire</strong><br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Le <strong>commentaire</strong> : Permet de donner des instructions ou des informations complémentaires concernant ce rendez vous.<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- L'<strong>acteur</strong> : Sélectionne une personne à qui donner le rendez vous. Il n'est possible de sélectionner qu'un seul technicien pour un rendez vous métreur.<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Si l'option [[SMS]] est activé, il est possible de coché un SMS de confirmation. Alors un SMS de confirmation de RDV (défini par [[SMS#Une confirmation de rendez vous|les tables de base]]) sera automatiquement transmis au numéro sélectionné. Le numéro est initialisé à la valeur du téléphone portable de l'assuré.<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Si l'option [[SMS]] est activé, il est possible de coché un SMS de rappel. Alors un SMS de rappel de RDV (défini par [[SMS#Un rappel de rendez vous|les tables de base]]) sera automatiquement transmis au numéro sélectionné la veille du rendez vous (Le numéro est initialisé à la valeur du téléphone portable de l'assuré).<br/>
A la prise d'un RDV Métreur, le jalon RDV Métreur du [[#Le workflow|workflow]] est alors activé.<br/>


===== Prise de RDV travaux =====
L'assuré est rattaché au dossier comme intervenant. Ses coordonnées peuvent ensuite être réutilisées dans les courriers, documents et échanges. iREN recherche aussi les identités proches afin de limiter les doublons dans l'[[Annuaire]].
La prise de rendez vous Travaux permet de simplifier la prise d'un rendez-vous Travaux.<br/>
Lors de la prise de rendez vous travaux, il est possible de renseigner les champs suivant :<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Le <strong>libellé</strong> : Initialisé à "RDV TRAVAUX", c'est le titre de votre rendez vous, c'est un champ purement informatif. C'est un champ <strong>obligatoire</strong><br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- La <strong>date</strong> : La date du rendez vous travaux. C'est un champ <strong>obligatoire</strong><br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Le <strong>créaneau horaire</strong> de ce rendez vous. Cette saisie est assisté, il suffit d'ajouter l'heure, et un créneau de 30min sera automatiquement proposé. C'est un champ <strong>obligatoire</strong>. Pour un rendez vous travaux, il est possible de sélectionner plusieurs jour :<br/>
Exemple :<br/>
Je prends un rendez vous travaux du 12/07/2021 à 11h00 au 12/07/2021 à 13h00. Sur mon planning j'aurais une plage horaire bloqué, le 12/07 entre 11h et 13h.<br/>
Je prends un rendez vous travaux du 10/07/2021 à 11h00 au 12/07/2021 à 13h00. Sur mon planning, j'aurais trois plage horaire bloqué, le 10/07 entre 11h et 13h, le 11/07 entre 11h et 13h et enfin le 12/07 entre 11h et 13h.<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- L'<strong>adresse</strong> du rendez vous, c'est l'adresse ou aura lieu le rendez vous. A l'aide de la liste déroulante, il est possible de retrouver les adresses connus dans le dossier (Sinistre, Assuré, etc). C'est un champ <strong>obligatoire</strong><br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Le <strong>commentaire</strong> : Permet de donner des instructions ou des informations complémentaires concernant ce rendez vous.<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- L'<strong>acteur</strong> : Sélectionne une personne à qui donner le rendez vous. Il n'est possible de sélectionner qu'un seul technicien pour un rendez vous travaux.<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Si l'option [[SMS]] est activé, il est possible de coché un SMS de confirmation. Alors un SMS de confirmation de RDV (défini par [[SMS#Une confirmation de rendez vous|les tables de base]]) sera automatiquement transmis au numéro sélectionné. Le numéro est initialisé à la valeur du téléphone portable de l'assuré.<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Si l'option [[SMS]] est activé, il est possible de coché un SMS de rappel. Alors un SMS de rappel de RDV (défini par [[SMS#Un rappel de rendez vous|les tables de base]]) sera automatiquement transmis au numéro sélectionné la veille du rendez vous (Le numéro est initialisé à la valeur du téléphone portable de l'assuré).<br/>
A la prise d'un RDV Travaux, le jalon RDV Travaux du [[#Le workflow|workflow]] est alors activé.<br/>


===== Envoyer un échange interne =====
La référence du dossier est attribuée automatiquement selon la règle de numérotation du site. Une configuration de compteur absente ou incohérente empêche de terminer la création.
Il est possible d'envoyer un [[échange interne]] à l'aide de ce formulaire.<br/>
Un échange interne est composé de :<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Un <strong>objet</strong>. Cet objet peut être saisie librement ou sélectionné dans une liste déroulante. Cette liste déroulante est paramétrables dans les [[Tables de base#Intitulés de l'objet des échanges internes|tables de base]]. Ce champs est <strong>obligatoire</strong>.<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Le <strong>destinataire</strong> est sélectionnable à l'aide d'une liste déroulante. Ce champs est <strong>obligatoire</strong>.<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Le <strong>message</strong> est un champs texte libre pour laisser place à votre message.<br/>


===== Créer une info suivi =====
=== Suivi de la mission ===
Il est possible d'ajouter simplement et rapidement une ligne dans le suivi du dossier.<br/>
Une ligne d'info suivi est composé de :<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Une [[action]]. La zone de liste propose toute les actions de type Info Suivi.<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Le libellé est automatique en fonction de l'action, mais peut etre personnalisé.<br/>
&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Le commentaire contient des informations supplémentaires au sujet de cette ligne de suivi.<br/>


===== Rappeler =====
[[Fichier:IREN_Dossier_Mission_validation.png|alt=Sections Sinistre et Mission observées du formulaire de dossier]]
===== Demande de documents =====
===== Envoyer un e-mail =====
===== Envoyer un SMS =====
===== Cloture dossier =====


==== Dossier ====
Chaque rendez-vous, contact, pré-rapport, rapport, document ou événement externe peut alimenter le suivi. Certains événements mettent automatiquement à jour l'[[État du dossier|état du dossier]], les dates de jalon et les compteurs associés.


==== Les intervenants ====
Lorsqu'aucun responsable n'a encore été désigné, un acteur porté par un premier rendez-vous ou contact peut devenir l'expert, le métreur ou l'assistant responsable du dossier. Cette affectation dépend du type d'action et des rôles présents.


==== Envoyer un e-mail ====
Une action peut également préparer une relance, un courrier, un courriel ou un SMS. L'envoi dépend de la configuration de l'action et de la présence de coordonnées valides.


==== Evenementielle ====  
=== Documents commerciaux ===


==== Devis ====
Le dossier peut contenir plusieurs [[Devis|devis]], [[Commande|commandes]], [[Facture|factures]] et avoirs. Chaque document possède son propre cycle de vie. La validation d'un document peut faire progresser l'état du dossier et déclencher une action automatique.
Voire la page [[Devis]]


==== Commande ====
Le parcours le plus courant est :


==== Facture ====
# création et prise en charge du dossier ;
# rendez-vous et diagnostic ;
# établissement du [[Devis]] ;
# passage en [[Commande]] lorsque ce module est utilisé ;
# émission de la [[Facture]] ;
# enregistrement de l'[[Encaissement]] ;
# clôture du dossier lorsque le traitement est terminé.


==== Cout de revient ====
=== Clôture et réouverture ===


==== Post it ====
La clôture indique que le dossier n'est plus en traitement courant. Elle peut résulter d'un rapport clôturant, d'un retrait ou d'une mission sans suite, d'une décision manuelle, ou d'un parcours de facturation prévu par le site.


==== Missionement ====
Une réouverture remet le dossier dans un état choisi et désactive généralement le pilotage automatique de son état. Le suivi conserve la trace de la transition.


=== Visualiser un dossier ===
== Règles métier et conditions ==
==== Les mandants ====


==== Sinistre ====
* Un rendez-vous de prise de contact ou de métrage peut faire progresser le dossier vers « Rendez-vous métreur ».
* Un rendez-vous travaux peut faire progresser le dossier vers « Rendez-vous travaux ».
* Un pré-rapport peut faire progresser le dossier vers « Pré-rapport ».
* Un rapport configuré comme clôturant peut placer le dossier à l'état « Clôturé ».
* La validation d'un devis peut faire progresser un dossier en début de cycle vers « Devis ».
* La validation d'une commande peut faire progresser un dossier à l'état « Devis » vers « Commande ».
* Un événement expressément créé sans relance ne met pas automatiquement à jour l'état du dossier.
* Sur un dossier déjà clôturé, un nouvel événement nécessitant une reprise peut imposer un état manuel.
* Les dates de jalon affichées correspondent aux événements enregistrés ; lorsqu'il en existe plusieurs, la date la plus pertinente pour le jalon est conservée.


==== Assuré ====
== Paramétrage et variantes ==


==== Mission ====
Le comportement peut varier selon le site :
* numérotation par source, cabinet, groupe ou autre périmètre configuré ;
* gestion des commandes activée ou désactivée ;
* actions automatiques et destinataires associés ;
* ouverture de services complémentaires, notamment l'espace assuré ;
* règles de clôture ;
* états et libellés disponibles dans les [[Tables de base]] ;
* droits de lecture, d'écriture, d'annulation ou de suppression.


==== Urgence ====
Ces éléments doivent être vérifiés dans le paramétrage de l'environnement concerné. Une valeur observée sur un site ne constitue pas nécessairement la valeur de tous les sites.


=== Modifier un dossier ===
== Situations empêchant ou limitant une opération ==


=== Le suivi ===
* La création ne peut pas aboutir si les informations obligatoires de référence ou la règle de numérotation ne sont pas disponibles.
* Une action de communication ne peut pas atteindre un destinataire dépourvu de coordonnée compatible.
* Une opération peut être masquée ou refusée lorsque le profil ne possède pas le droit nécessaire.
* Une étape définitive peut rendre un document non modifiable ; il faut alors utiliser le parcours d'annulation, d'invalidation ou d'avoir prévu pour ce document.
* Une génération documentaire inachevée doit être contrôlée dans le suivi avant de considérer l'étape comme terminée.


=== La médiathèque ===
== Notions liées ==


=== Le workflow ===
* [[État du dossier]] — synthèse de l'avancement de la mission.
* [[Action]] et [[Agenda]] — rendez-vous, tâches, relances et suivi opérationnel.
* [[Annuaire]] — personnes et organisations rattachées au dossier.
* [[Devis]] — chiffrage proposé pour la mission.
* [[Commande]] — engagement issu d'un devis lorsque la gestion des commandes est active.
* [[Facture]] — document de facturation et point d'entrée vers le règlement.
* [[Encaissement]] — enregistrement des sommes reçues et mise à jour du solde.
* [[Source]] — origine fonctionnelle qui influence numérotation, périmètre et règles.
* [[Tables de base]] — référentiels et paramètres utilisés par le dossier.
 
[[Catégorie:Pages fonctionnelles iREN]]
[[Catégorie:Dossiers iREN]]

Dernière version du 28 juillet 2026 à 12:53

Dossier[modifier | modifier le wikicode]

Navigation : Accueil > Modules > Dossier · Parcours métier > Cycle de vie d’un dossier

Version observée : 1.14.2.709 — vérification fonctionnelle du 28 juillet 2026.

Le dossier est le point de rassemblement d'une mission dans iREN. Il réunit les personnes concernées, les informations du sinistre, les rendez-vous, les échanges, les documents commerciaux et l'historique du traitement.

En bref[modifier | modifier le wikicode]

  • Le dossier porte une référence attribuée lors de sa création.
  • Il relie l'assuré, les autres intervenants, le mandant, les collaborateurs et les entreprises concernées.
  • Son état résume l'étape principale atteinte.
  • Son suivi conserve les événements, actions, documents et changements importants.
  • Il sert de point d'entrée vers le Devis, la Commande, la Facture et l'Encaissement.

Illustration observée de la vue générale et du workflow d’un dossier iREN

Capture fidèle de l’interface iREN recette, contrôlée le 28 juillet 2026.

Objectifs[modifier | modifier le wikicode]

Le dossier permet de :

  • centraliser les informations nécessaires à la mission ;
  • partager un contexte commun entre les acteurs autorisés ;
  • suivre l'avancement sans reconstituer les échanges dans plusieurs outils ;
  • produire et retrouver les documents liés à la mission ;
  • déclencher les étapes suivantes du traitement ;
  • conserver une trace des décisions et changements d'état.

Acteurs concernés[modifier | modifier le wikicode]

Selon la mission et les droits attribués, le dossier peut être utilisé par :

  • le gestionnaire ou le donneur d'ordre ;
  • l'expert, le métreur ou le technicien ;
  • l'assistant ou le secrétariat ;
  • l'entreprise missionnée ou agréée ;
  • les collaborateurs chargés du devis, des travaux, de la facturation ou du règlement.

Les informations visibles et les actions disponibles dépendent du profil, du cabinet, des sources autorisées, de l'environnement et des droits accordés à chaque rubrique.

Fonctionnement général[modifier | modifier le wikicode]

Création[modifier | modifier le wikicode]

Formulaire observé de création d’un dossier iREN

Le formulaire a été rempli uniquement dans le navigateur pour la capture ; aucun dossier n’a été créé.

La création initialise le dossier à l'état « Création ». L'année et la source font partie des informations nécessaires à l'attribution de sa référence. La source influence également le périmètre de travail, certains acteurs proposés et plusieurs règles de traitement.

L'assuré est rattaché au dossier comme intervenant. Ses coordonnées peuvent ensuite être réutilisées dans les courriers, documents et échanges. iREN recherche aussi les identités proches afin de limiter les doublons dans l'Annuaire.

La référence du dossier est attribuée automatiquement selon la règle de numérotation du site. Une configuration de compteur absente ou incohérente empêche de terminer la création.

Suivi de la mission[modifier | modifier le wikicode]

Sections Sinistre et Mission observées du formulaire de dossier

Chaque rendez-vous, contact, pré-rapport, rapport, document ou événement externe peut alimenter le suivi. Certains événements mettent automatiquement à jour l'état du dossier, les dates de jalon et les compteurs associés.

Lorsqu'aucun responsable n'a encore été désigné, un acteur porté par un premier rendez-vous ou contact peut devenir l'expert, le métreur ou l'assistant responsable du dossier. Cette affectation dépend du type d'action et des rôles présents.

Une action peut également préparer une relance, un courrier, un courriel ou un SMS. L'envoi dépend de la configuration de l'action et de la présence de coordonnées valides.

Documents commerciaux[modifier | modifier le wikicode]

Le dossier peut contenir plusieurs devis, commandes, factures et avoirs. Chaque document possède son propre cycle de vie. La validation d'un document peut faire progresser l'état du dossier et déclencher une action automatique.

Le parcours le plus courant est :

  1. création et prise en charge du dossier ;
  2. rendez-vous et diagnostic ;
  3. établissement du Devis ;
  4. passage en Commande lorsque ce module est utilisé ;
  5. émission de la Facture ;
  6. enregistrement de l'Encaissement ;
  7. clôture du dossier lorsque le traitement est terminé.

Clôture et réouverture[modifier | modifier le wikicode]

La clôture indique que le dossier n'est plus en traitement courant. Elle peut résulter d'un rapport clôturant, d'un retrait ou d'une mission sans suite, d'une décision manuelle, ou d'un parcours de facturation prévu par le site.

Une réouverture remet le dossier dans un état choisi et désactive généralement le pilotage automatique de son état. Le suivi conserve la trace de la transition.

Règles métier et conditions[modifier | modifier le wikicode]

  • Un rendez-vous de prise de contact ou de métrage peut faire progresser le dossier vers « Rendez-vous métreur ».
  • Un rendez-vous travaux peut faire progresser le dossier vers « Rendez-vous travaux ».
  • Un pré-rapport peut faire progresser le dossier vers « Pré-rapport ».
  • Un rapport configuré comme clôturant peut placer le dossier à l'état « Clôturé ».
  • La validation d'un devis peut faire progresser un dossier en début de cycle vers « Devis ».
  • La validation d'une commande peut faire progresser un dossier à l'état « Devis » vers « Commande ».
  • Un événement expressément créé sans relance ne met pas automatiquement à jour l'état du dossier.
  • Sur un dossier déjà clôturé, un nouvel événement nécessitant une reprise peut imposer un état manuel.
  • Les dates de jalon affichées correspondent aux événements enregistrés ; lorsqu'il en existe plusieurs, la date la plus pertinente pour le jalon est conservée.

Paramétrage et variantes[modifier | modifier le wikicode]

Le comportement peut varier selon le site :

  • numérotation par source, cabinet, groupe ou autre périmètre configuré ;
  • gestion des commandes activée ou désactivée ;
  • actions automatiques et destinataires associés ;
  • ouverture de services complémentaires, notamment l'espace assuré ;
  • règles de clôture ;
  • états et libellés disponibles dans les Tables de base ;
  • droits de lecture, d'écriture, d'annulation ou de suppression.

Ces éléments doivent être vérifiés dans le paramétrage de l'environnement concerné. Une valeur observée sur un site ne constitue pas nécessairement la valeur de tous les sites.

Situations empêchant ou limitant une opération[modifier | modifier le wikicode]

  • La création ne peut pas aboutir si les informations obligatoires de référence ou la règle de numérotation ne sont pas disponibles.
  • Une action de communication ne peut pas atteindre un destinataire dépourvu de coordonnée compatible.
  • Une opération peut être masquée ou refusée lorsque le profil ne possède pas le droit nécessaire.
  • Une étape définitive peut rendre un document non modifiable ; il faut alors utiliser le parcours d'annulation, d'invalidation ou d'avoir prévu pour ce document.
  • Une génération documentaire inachevée doit être contrôlée dans le suivi avant de considérer l'étape comme terminée.

Notions liées[modifier | modifier le wikicode]

  • État du dossier — synthèse de l'avancement de la mission.
  • Action et Agenda — rendez-vous, tâches, relances et suivi opérationnel.
  • Annuaire — personnes et organisations rattachées au dossier.
  • Devis — chiffrage proposé pour la mission.
  • Commande — engagement issu d'un devis lorsque la gestion des commandes est active.
  • Facture — document de facturation et point d'entrée vers le règlement.
  • Encaissement — enregistrement des sommes reçues et mise à jour du solde.
  • Source — origine fonctionnelle qui influence numérotation, périmètre et règles.
  • Tables de base — référentiels et paramètres utilisés par le dossier.
Récupérée de « https://wiki-iren.euroinfo.fr/index.php?title=Dossier&oldid=3046 »