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👨‍💼 🕵️ 👨‍🚀 Cette page convient à la lecture de tous.

La vue dossier est le centre de l'outil iREN.

Numéro du dossier[modifier | modifier le wikicode]

Un numéro de dossier est composé de 3 éléments obligatoires :
• L'année
• La source
• Le numéro de dossier

La création d'un dossier[modifier | modifier le wikicode]

Année et source du dossier[modifier | modifier le wikicode]

Il s'agit de l'entête du futur dossier. C'est ici qu'est déterminé le numéro complet du dossier.
L'année est automatiquement initialisée à l'année en cours.
La source est sélectionnable dans une zone de liste déroulante. Lorsqu'une source est sélectionnée, l'entité missionnée du pavé Année et source du dossier est mise à jour, la liste des gestionnaires du pavé Mission est mise à jour.
Les deux champs (année et source) sont obligatoires pour la création du dossier.

Assuré[modifier | modifier le wikicode]

Le pavé Assuré permet de renseigner les éléments de l'assuré.
Lors de la création du dossier, une fiche annuaire sera automatiquement créée pour l'assuré.
👨‍🚀 Avec un code famille 'AS' et un code annuaire égale au numéro de dossier complet sans tiret. Exemple : 2021MO00001455.
La civilité (ex : M, MME, ENTREPRISE, etc) sera réutilisée dans les courriers.
🕵️La liste des civilités disponible peut être modifiée dans les tables de base
Le prénom sera réutilisé dans les courriers.
L'adresse est constituée de trois lignes d'adresses. Ces champs seront réutilisés dans les courriers.
Le code postal et la ville (sur la même ligne) seront réutilisés dans les courriers. Le code postal et la ville sont sélectionnables par un combogrid.
Le pays est sélectionnable par une zone de liste déroulante et sera réutilisé dans les courriers.
🕵️La zone de liste déroulante est automatiquement ajoutée sur le pays défini par l'eurogex Pays par défaut
Les numéros de téléphone seront réutilisés dans les courriers.
La politesse sera réutilisée dans les courriers.
🕵️La liste des politesse disponible peut être modifiée dans les tables de base
🕵️Les zones obligatoires sont définies par eurogex.

Mandants[modifier | modifier le wikicode]

Les mandants sont des éléments fixe d'un dossier et peuvent être retrouvés à diverses étapes du dossier (facturation, courriers, etc).
Pour plus d'informations, voir la page associée aux mandants.
Les mandants ne sont pas obligatoires, excepté le Donneur d'ordre.

Travaux[modifier | modifier le wikicode]

Le pavé Travaux permet de rédiger quelques annotations qui pourront par la suite être retrouvés sur la vue dossier.

Sinistre[modifier | modifier le wikicode]

Le pavé Sinistre permet de renseigner les éléments propre au sinistre.
La nature du sinistre est sélectionnable par une zone de liste déroulante.
🕵️Il est possible de modifier les éléments de la liste déroulante à l'aide des Tables de base
La date du sinistre est sélectionnable à l'aide du calendrier, cette date ne peut être ultérieur à la date de création du dossier.
Le lien Adresse de l'assuré permet d'insérer directement l'adresse de l'assuré dans le pavé Sinistre.
c'est l'adresse du sinistre qui est utilisé pour effectuer la géolocalisation
Le commentaire du sinistre sera réutilisé dans les courriers.
🕵️Les zones obligatoires sont définies par eurogex.

Pièces Jointes[modifier | modifier le wikicode]

Les pièces jointes du dossier peuvent être insérées à l'aide du pavé Pièces Jointes de deux façon différentes :

A l'aide d'une boîte de dialogue, et ensuite de sélectionner les fichiers.
A l'aide de la zone de drop, en déposant un fichier à l'aide d'un copier-glisser

Mission[modifier | modifier le wikicode]

La date de réception de la mission est obligatoire. Cette dernière est initialisée à la date du jour.
Le montant d'ouverture est l'image d'un chiffrage approximatif qui peut vous servir lors de la rédaction de votre devis.
Le montant de la franchise est obligatoire. La franchise peut être déduite sur un devis.
Le type de l'assuré est obligatoire.
🕵️Il est possible de modifier les éléments 'Type de l'assuré' à l'aide des Tables de base.
Le type d'activité une zone facultative.
🕵️Il est possible de modifier les éléments 'Type d'activité' à l'aide des Tables de base.
Une question est posée quant au caractère urgent de la mission. Si la réponse est oui, un technicien d'urgence est obligatoire à la saisie.
Le gestionnaire du dossier est celui qui est en charge du dossier. Cela implique plusieurs conséquences directe sur l'application iREN :

Un gestionnaire est par défaut signataire des courriers et des mails.
Les widgets du gestionnaire sont enrichis par ses dossiers.

Autre référence est un champ facultatif qui permet d'insérer une référence annexe.

Les antécédents[modifier | modifier le wikicode]

Lors de la création d'un dossier, il y a la possibilité de vérifier les antécédents :

Automatiquement si l'option eurogex est activé.
Manuellement à l'aide du bouton 'Existe-t-il des antécédents ?'

La recherche des antécédents permet de vérifier qu'un dossier existe déjà selon des critères paramétrables par les tables de base. Les critères sont cumulables, et permettent de détecter d'éventuel doublon ou historique en lien avec l'assuré. Les critères disponibles :

Le sinistre
L'assuré
L'adresse de visite
Le donneur d'ordre (👨‍🚀 Mandant de type CI)
L'agent (👨‍🚀 Mandant de type AG)
Le courtier (👨‍🚀 Mandant de type CT)

La vue dossier[modifier | modifier le wikicode]

Le menu[modifier | modifier le wikicode]

Le menu des dossier se place en entête des formulaires liés à un dossier.

Géolocalisation[modifier | modifier le wikicode]

La géolocalisation est effectuée sur l'adresse du sinistre et est accessible à l'aide du bouton Carte en haut à gauche de la vue dossier ( )
La géolocalisation est effectuée à l'aide d'OpenStreetMap, un fournisseur libre.
La géolocalisation tentera toujours d'avoir le résultat le plus précis possible, mais est assez sensible.
⚠️ Une simple faute de frappe ou d'orthographe dans l'adresse rendra impossible la géolocalisation.
Une pin bleu sera automatiquement ajouté sur l'emplacement de l'adresse du sinistre.

Actions rapides[modifier | modifier le wikicode]

Le menu des actions rapides est accessible à l'aide du lien () du menu du dossier.

Récupération Acompte / Franchise[modifier | modifier le wikicode]

Récupération d'une franchise ou d'un acompte hors processus de facturation

La récupération d'un acompte ou d'une franchise permet d'indiquer la récupération d'un Acompte ou d'une Franchise (dans le but de l'encaisser.
La récupération d'un acompte ou d'une franchise par les Actions rapides n'est possible que lorsque la franchise et l'acompte n'ont pas été indiqué récupéré dans le processus de facturation (Devis ▶️ Commande ▶️ Facture) et que ce processus de facturation est en définitif.
Il est possible de retrouver tous les dossiers éligibles à une récupération décorréler du processus du facturation à l'aide du widget Dossiers avec franchise et/ou acompte à récupérer.
Lorsqu'un ou plusieurs éléments peut être récupéré, une alerte s'affiche sur le bouton des Actions Rapides : L'ouverture du pavé permet de visualiser les différents éléments pouvant être récupérer.
Un clique sur le bouton Récupérer permet d'ouvrir une popup identique à celle déja présente sur le processus de facturation.

Prise de contact[modifier | modifier le wikicode]

La prise de contact permet d'indiquer une première prise de contact avec l'assuré.
Lors de la prise de contact, une ligne dans le suivi du dossier est ajoutée pour indiquer cette prise de contact.
Le jalon de Prise de Contact du workflow est alors activé.

Prise de RDV métreur[modifier | modifier le wikicode]

La prise de rendez vous métreur permet de simplifier la prise d'un rendez-vous métreur.
Lors de la prise de rendez vous métreur, il est possible de renseigner les champs suivants :

Le libellé : Initialisé à "RDV METREUR", c'est le titre de votre rendez-vous, c'est un champ purement informatif. C'est un champ obligatoire
La date : La date du rendez-vous métreur. C'est un champ obligatoire
Le créneau horaire de ce rendez-vous. Cette saisie est assistée, il suffit d'ajouter l'heure, et un créneau de 30min sera automatiquement proposé. C'est un champ obligatoire
L'adresse du rendez-vous, c'est l'adresse ou aura lieu le rendez-vous. A l'aide de la liste déroulante, il est possible de retrouver les adresses connues dans le dossier (Sinistre, Assuré, etc). C'est un champ obligatoire
Le commentaire : Permet de donner des instructions ou des informations complémentaires concernant ce rendez-vous.
L'acteur : Sélectionne une personne à qui donner le rendez-vous. Il n'est possible de sélectionner qu'un seul technicien pour un rendez-vous métreur.
Si l'option SMS est activée, il est possible de cocher un SMS de confirmation. Alors un SMS de confirmation de RDV (défini par les tables de base) sera automatiquement transmis au numéro sélectionné. Le numéro est initialisé à la valeur du téléphone portable de l'assuré.
Si l'option SMS est activé, il est possible de cocher un SMS de rappel. Alors un SMS de rappel de RDV (défini par les tables de base) sera automatiquement transmis au numéro sélectionné la veille du rendez vous (Le numéro est initialisé à la valeur du téléphone portable de l'assuré).

A la prise d'un RDV Métreur, le jalon RDV Métreur du workflow est alors activé.
Lorsque le rendez-vous métreur est créé, il est alors visible pour le destinataire sur IREN Mobile.

Prise de RDV travaux[modifier | modifier le wikicode]

La prise de rendez-vous Travaux permet de simplifier la prise d'un rendez-vous Travaux.
Lors de la prise de rendez-vous travaux, il est possible de renseigner les champs suivants :

Le libellé : Initialisé à "RDV TRAVAUX", c'est le titre de votre rendez-vous, c'est un champ purement informatif. C'est un champ obligatoire
La date : La date du rendez-vous travaux. C'est un champ obligatoire
Le créneau horaire de ce rendez-vous. Cette saisie est assistée, il suffit d'ajouter l'heure, et un créneau de 30min sera automatiquement proposé. C'est un champ obligatoire. Pour un rendez-vous travaux, il est possible de sélectionner plusieurs jours :

Exemple :
Je prends un rendez-vous travaux du 12/07/2021 à 11h00 au 12/07/2021 à 13h00. Sur mon planning j'aurais une plage horaire bloquée, le 12/07 entre 11h et 13h.
Je prends un rendez-vous travaux du 10/07/2021 à 11h00 au 12/07/2021 à 13h00. Sur mon planning, j'aurais trois plage horaire bloquées, le 10/07 entre 11h et 13h, le 11/07 entre 11h et 13h et enfin le 12/07 entre 11h et 13h.

L'adresse du rendez-vous, c'est l'adresse ou aura lieu le rendez-vous. A l'aide de la liste déroulante, il est possible de retrouver les adresses connues dans le dossier (Sinistre, Assuré, etc). C'est un champ obligatoire
Le commentaire : Permet de donner des instructions ou des informations complémentaires concernant ce rendez-vous.
L'acteur : Sélectionne une personne à qui donner le rendez-vous. Il n'est possible de sélectionner qu'un seul technicien pour un rendez-vous travaux.
Si l'option SMS est activée, il est possible de cocher un SMS de confirmation. Alors un SMS de confirmation de RDV (défini par les tables de base) sera automatiquement transmis au numéro sélectionné. Le numéro est initialisé à la valeur du téléphone portable de l'assuré.
Si l'option SMS est activé, il est possible de cocher un SMS de rappel. Alors un SMS de rappel de RDV (défini par les tables de base) sera automatiquement transmis au numéro sélectionné la veille du rendez-vous (Le numéro est initialisé à la valeur du téléphone portable de l'assuré).

A la prise d'un RDV Travaux, le jalon RDV Travaux du workflow est alors activé.
Lorsque le rendez-vous travaux est créé, il est alors visible pour le destinataire sur IREN Mobile.

Envoyer un échange interne[modifier | modifier le wikicode]

Il est possible d'envoyer un échange interne à l'aide de ce formulaire.
Un échange interne est composé de :

Un objet. Cet objet peut être saisi librement ou sélectionné dans une liste déroulante. Cette liste déroulante est paramétrable dans les tables de base. Ce champ est obligatoire.
Le destinataire est sélectionnable à l'aide d'une liste déroulante. Ce champ est obligatoire.
Le message est un champ texte libre pour laisser place à votre message.

Lorsque l'échange interne est créé, il est alors visible pour le destinataire sur IREN Mobile.

Créer une info suivi[modifier | modifier le wikicode]

Exemple d'une ligne d'info suivi

Il est possible d'ajouter simplement et rapidement une ligne dans le suivi du dossier.
Une ligne d'info suivi est composé de :

Une action. La zone de liste propose toutes les actions de la famille MESSAGE SUIVI. Ce champ est obligatoire.
Le libellé est automatique en fonction de l'action, mais peut-être personnalisé. Ce champ est obligatoire.
Le commentaire contient des informations supplémentaires au sujet de cette ligne de suivi.

Rappeler[modifier | modifier le wikicode]

Exemple d'un ligne de rappel

Il est possible d'ajouter simplement et rapidement une ligne de rappel dans le suivi.
Une ligne de rappel est composée de :

La politesse et le numéro de l'assuré qui doit être rappelé. Ce champ est obligatoire.
La date du rappel. Si "Autre jour" est coché, alors il est possible d'indiquer la date du rappel. Ce champ est obligatoire.
Le créneau. Il permet d'indiquer une indication de l'heure du rappel, c'est une indication informelle. Ce champ est obligatoire.
Le commentaire contient des informations supplémentaires au sujet de ce rappel.

L'action de Rappel créée automatiquement une relance de type "Travail Administratif".

Demande de documents[modifier | modifier le wikicode]

Exemple d'une ligne de demande de document AVEC relance

Il est possible d'ajouter simplement et rapidement une ligne de Demande de document dans le suivi.
Une ligne de demande de documents est composée de :

Une demande. La zone de liste propose toute les actions de la famille DEMANDE DOCUMENT. Ce champ est obligatoire.
Le détail contient des informations supplémentaires au sujet de cette ligne de demande de document.
Si une relance est paramétrée sur l'action associée, alors il est possible de configurer les échéances de la relance, ainsi que le caractère récursif de cette relance.

Envoyer un e-mail[modifier | modifier le wikicode]

Il est possible d'envoyer un email avec cette action rapide.
Besoin de plus d'info, concernant la signature ou encore les trames de mail que je ne trouve pas sur RECETTE

Envoyer un SMS[modifier | modifier le wikicode]

Il est possible d'envoyer un SMS avec cette action rapide.
Un SMS est composé de :

Un destinataire : Sélectionnable à travers la zone de liste déroulante, elle contient les destinataires du dossier ayant des numéros de portable. Ce champ est obligatoire.
Un message : Il est possible de sélectionner un modèle de SMS parmi les modèles enregistrés avec le type 'PONCTUEL' (👨‍🚀 3), configurable à l'aide des tables de base, mais aussi d'écrire un SMS personnalisé. Ce champ est obligatoire.

Clôture dossier[modifier | modifier le wikicode]

Cette action rapide permet de passer le dossier à l'état clôturé par le clique d'un bouton.

Dossier[modifier | modifier le wikicode]

Le bouton Dossier () permet d'accéder à la visualisation du Dossier.

Les intervenants[modifier | modifier le wikicode]

La page des intervenants est disponible via le bouton .
Lorsqu'il y a au moins un ou plusieurs intervenants, une pastille vient préciser le nombre d'intervenant.

Ajouter un nouvel intervenant[modifier | modifier le wikicode]

Il est possible d'ajouter un nouvel intervenant à l'aide du bouton Ajouter un intervenant.
Un nouveau pavé vierge s'ajoute à la suite des autres.
Le nouvel intervenant est automatiquement enregistré lors d'un changement de page.

Un pavé intervenant est constitué de :

Une zone de liste déroulante Civilité : Permet d'indiquer la civilité de l'intervenant (ex : M, MME, ENTREPRISE, etc), sera réutilisée dans les courriers.
Le Nom : Indique le nom de l'intervenant. ⚠️ Attention, le nom n'est modifiable que lors de l'ajout. Une fois enregistré le nom n'est plus modifiable.
Le Prénom : Le prénom de l'intervenant.
L'adresse : L'adresse de l'intervenant, sera réutilisée dans les courriers.
Le code postal et ville : Constitue l'adresse de l'intervenant, sera réutilisée dans les courriers.
La qualité : Peut être réutilisée dans les courriers
La politesse : Peut être réutilisée dans les courriers.
Le commentaire : Zone textuel purement informative.

🕵️La liste des politesse disponible peut être modifiée dans les tables de base
🕵️La liste des qualités disponible sont paramétrables dans les tables de base.

Ajouter un intervenant provenant de l'annuaire[modifier | modifier le wikicode]

Lorsque l'on souhaite ajouter un intervenant par l'annuaire, une popup de recherche s'ouvre.
Il est alors possible de rechercher une fiche annuaire via les critères suivant :

Le code annuaire : Il s'agit du nom synthétique.
La famille : Il s'agit de la famille de la personne que l'on recherche.
Le département : Il s'agit du département inclu dans le code postal de la fiche annuaire.
La ville : Il s'agit de la ville de la fiche annuaire.

La recherche n'est possible qu'avec au moins un critère.
L'ajout effectue une nouvelle création et vous permet de faire une saisie rapide d'un nouvel intervenant.

🕵️La liste des familles disponible peut être modifiée dans les tables de base.

Modifier un intervenant existant[modifier | modifier le wikicode]

La modification d'un intervenant est identique à l'ajout d'un intervenant, excepté qu'il est impossible de modifier le nom de l'intervenant.

Envoyer un e-mail[modifier | modifier le wikicode]

Evènementielle[modifier | modifier le wikicode]

Devis[modifier | modifier le wikicode]

Voir la page Devis

Commande[modifier | modifier le wikicode]

Voir la page Commande

Facture[modifier | modifier le wikicode]

Cout de revient[modifier | modifier le wikicode]

Le formulaire de cout de revient permet d'effectuer des calculs de marge et de marque sur vos dossiers.
Ce formulaire est sauvegardé automatiquement à chaque saisie, nul besoin de chercher un bouton Enregistrer

Le formulaire est divisé en deux parties :

Cout de revient : Tableau de calcul indiquant les données d'entrées ainsi que le résultat des calculs.
Les frais : Permet d'alimenter le tableau des couts de revient et d'y attacher les détails.

Pour le tableau de cout de revient :

Pour la récupération des informations, le tableau de cout de revient offre la possibilité de renseigner les frais au détails (dans la partie de gauche) mais aussi de les renseigner manuellement. Pour les calculs, la valeur comptabilisé est toujours la derniere valeure saisie.

L'approvisionnement : Vous pouvez y indiquer la valeur de vos approvisionnements. Si des frais de type Approvisionnement, tous les frais de type Approvisionnement sont comptabilisé dans cette zone.
La main d'oeuvre interne : Vous pouvez y indiquer la valeur de votre main d'oeuvre interne. Si des frais de type main d'oeuvre interne, tous les frais de type main d'oeuvre interne sont comptabilisé dans cette zone.
La main d'oeuvre externe : Vous pouvez y indiquer la valeur de votre main d'oeuvre externe. Si des frais de type main d'oeuvre externe, tous les frais de type main d'oeuvre externe sont comptabilisé dans cette zone.
Le matériels interne : Vous pouvez y indiquer la valeur de votre materiels interne. Si des frais de type materiel interne, tous les frais de type materiel interne sont comptabilisé dans cette zone.
Le matériels externe : Vous pouvez y indiquer la valeur de votre materiels externe. Si des frais de type materiel externe, tous les frais de type materiel externe sont comptabilisé dans cette zone.
Autres : Vous pouvez y indiquer la valeur de vos autrs dépenses. Si des frais de type Autres, tous les frais de type Autres sont comptabilisé dans cette zone.
Dépenses totales : Additionne toutes les zones de saisie
Le chiffre d'affaire : Cumul hors taxe de toute les factures au moins à l'état définitif.
La marge : La marge est égale au Chiffre d'affaire moins les dépenses totales. Marge € = CA - Dépenses
Le pourcentage de marge : Est égale à la marge en euro divisé par les dépenses multiplié par 100. Marge % = Marge € / Dépenses * 100
Le pourcentage de marque : Est égale à la marge en euro divisé par le CA multiplié par 100. Marge % = Marge € / CA * 100

Pour le tableau des frais :
Dans le tableau des frais, il est possible de saisir le détails des différents frais rencontrés pour le bon déroulement du dossier.
Il est possible de saisir plusieurs types de frais :

L'approvisionnement : Vous pouvez saisir le libellé ainsi que le montant.
La main d'oeuvre interne : Vous pouvez saisir le nom du technicien, les heures travaillés ainsi que son taux horaire.
La main d'oeuvre externe : Vous pouvez saisir le nom du technicien, les heures travaillés ainsi que son taux horaire.
Le matériels interne : Vous pouvez saisir le libellé ainsi que le montant.
Le matériels externe : Vous pouvez saisir le libellé ainsi que le montant.
Autre(s) : Vous pouvez saisir le libellé ainsi que le montant.

Post-it[modifier | modifier le wikicode]

A l'aide du bouton postit ( ), il est possible de faire apparaitre un postit dans le but de saisir des informations diverses.
Le post it est une fenetre flottante que vous pouvez positionner à votre guise en déplacant l'entete du postit.
Il est possible d'éditer le texte du post it en cliquant sur le crayon en haut à gauche du postit.
La croix rouge en haut a droite du postit permet de supprimer le postit.
⚠️ Le contenu du postit ne se retrouvera dans aucun autre endroit que dans le postit du dossier.

Missionnement[modifier | modifier le wikicode]

A l'aide du bouton missionnement ( ), il est possible de modifier la source d'un dossier.
Lors d'un changement de source, l'intégralité du dossier ainsi que ses documents devis commande et facture sont migrés sur la source cible.
Le numéro de dossier est intégralement recalculé.

Visualiser et modifier un dossier[modifier | modifier le wikicode]

La vue dossier peut etre visualiser de deux façon différentes :

Le mode Visualisation : Tous les champs sont visibles, mais sont en lecture seul. C'est le mode par défaut.
Le mode Edition : Tous les champs sont ouvert et peuvent être modifiés. Pour valider les modifications il faut impérativement les valider à l'aide du bouton Enregistrer.

Les mandants[modifier | modifier le wikicode]

Les mandants d'un dossier en visualisation

Les mandants sont les acteurs principaux du dossier.
La liste des mandants est personnalisable à l'aide des tables de base.

Lorsque le dossier est en mode Visualisation, seuls les mandants renseignés sont affichés.
Lorsque le dossier est en mode Edition, toutes les familles de mandants sont disponible.

Les mandants sont définis :

La case à coché permet d'indiquer le mandataire du dossier.
Le nom du mandant est indiqué en gras, à la droite de la famille qu'il représente.
- Une loupe permet d'afficher la fiche annuaire de ce mandant. Les fiches annuaire des Donneurs d'ordre (famille CI) et des Compagnies d'assurance (famille GE) ne sont modifiables que par les Super administrateurs
La référence est une valeur textuel à but informatif.

⚠️ Le Donneur d'ordre (code famille CI) et sa référence est toujours obligatoire dans le dossier.
⚠️ La référence du mandataire est obligatoire en saisie.

En Edition seulement, il est possible de saisir de nouveau mandant sur le dossier.
Si le mandant n'existe pas en base, une popup s'affiche pour créer facilement une fiche annuaire.
Si il s'agit d'un donneur d'ordre (famille CI) ou d'une compagnie d'assurance (famille GE), seul un Super administrateur est autorisé à créer la fiche annuaire. Les autres création de fiche annuaire ne sont pas soumise à un rôle particulier.

Sinistre[modifier | modifier le wikicode]

Identique à la création de dossier