Encaissement
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Version observée : 1.14.2.709 — vérification fonctionnelle du 28 juillet 2026.
L'encaissement enregistre une somme reçue et l'affecte à une Facture. Il met à jour le montant payé, le restant dû et l'état financier du document.
En bref
- L'encaissement intervient après l'émission définitive de la facture.
- Un règlement complet solde la facture ; un règlement incomplet la laisse partiellement soldée.
- L'opération est historisée afin de permettre le rapprochement avec son origine.
- Les recherches de remises et les transferts comptables dépendent des modules et paramètres actifs sur le site.
Objectifs
L'encaissement permet de :
- rapprocher une somme reçue de la facture concernée ;
- connaître immédiatement le montant déjà payé et le restant dû ;
- distinguer une facture définitive, partiellement soldée ou soldée ;
- retrouver l'origine d'un règlement ;
- préparer les contrôles de remise et les échanges comptables autorisés.
Acteurs concernés
La fonction concerne principalement les collaborateurs chargés des règlements, de la facturation et du contrôle comptable. Le gestionnaire du Dossier peut consulter l'effet de l'encaissement dans le suivi financier lorsque ses droits le permettent.
Prérequis
- La facture doit avoir atteint l'étape permettant l'encaissement.
- Le montant, la date, le journal et les références attendues par le parcours doivent être cohérents.
- Le collaborateur doit disposer des droits nécessaires sur le dossier, la source et la fonction financière.
- Une facture annulée ne doit pas recevoir un encaissement courant.
Les factures d'acompte et de franchise suivent des conditions particulières : elles doivent être suffisamment finalisées et reliées au document métier attendu avant d'être considérées comme encaissables.
Fonctionnement général
Recherche et rapprochement
La rubrique d'encaissement permet de retrouver des factures ou des remises à partir de critères de recherche. Selon la configuration, ces critères peuvent inclure le journal, une période de règlement, une référence de remise, une référence de paiement et l'état de transfert comptable.
Le résultat doit permettre d'identifier sans ambiguïté la facture et le règlement concernés avant validation.
Enregistrement d'un règlement
Le règlement est ajouté à l'historique de la facture. iREN évite de comptabiliser deux fois une même ligne lorsque ses références d'origine sont identiques.
Le montant est réparti sur les lignes de facture et la TVA afin que le payé et le restant dû restent cohérents à tous les niveaux du document.
Effet sur l'état de la facture
| Situation après l'opération | État de la facture | Conséquence |
|---|---|---|
| Aucun montant encaissé | Définitive | La totalité reste due. |
| Montant encaissé inférieur au restant dû | Partiellement soldée | Le reliquat reste ouvert à l'encaissement. |
| Montant encaissé couvrant le restant dû | Soldée | La facture n'est plus présentée comme restant à encaisser. |
| Différence traitée par une perte, un profit ou une opération autorisée | Soldée | La facture est close financièrement sans assimiler l'opération à un paiement classique. |
Pour les acomptes et franchises, une faible tolérance d'arrondi peut être prise en compte afin d'éviter qu'un écart purement technique laisse le document ouvert.
Après le solde
Une option peut annoter le document avec une mention de paiement et ajouter une information dans le suivi du dossier. La création de cette information est conçue pour ne pas être répétée à chaque consultation ou reprise du traitement.
Selon l'organisation, le règlement peut ensuite être inclus dans une remise ou un transfert comptable. Ces actions doivent rester distinctes de l'enregistrement du paiement lui-même.
Règles métier et conditions
- Un règlement doit être rattaché à une facture identifiable.
- Une référence d'origine déjà enregistrée ne doit pas créer un second encaissement identique.
- Le nouvel état dépend du montant réellement affecté au restant dû.
- La répartition sur les lignes et la TVA doit rester cohérente avec le total payé.
- Une correction financière par perte ou profit doit utiliser le type d'opération prévu et les droits correspondants.
- Le solde sans règlement ne doit pas être confondu avec un encaissement : il s'agit d'une autorisation distincte portée par le périmètre de facturation.
- L'annulation d'une facture ou la création d'un avoir peut modifier l'interprétation du solde ; contrôler les documents liés.
Paramétrage et variantes
Le comportement peut varier selon :
- les journaux disponibles ;
- les formats et références transmis par la comptabilité ;
- la présence d'un traitement de remises ;
- les transferts comptables activés ;
- la mention de paiement au solde ;
- la tolérance d'arrondi appliquée aux acomptes et franchises ;
- les droits de solde sans règlement ;
- les actions automatiques de demande ou de réception de paiement.
Les critères exacts de recherche, les journaux et les échanges externes doivent être vérifiés sur l'environnement concerné. Ils ne sont pas figés par cette page.
Situations empêchant ou limitant une opération
- Une facture non finalisée, annulée ou introuvable ne peut pas recevoir un encaissement courant.
- Une référence déjà traitée peut être rejetée ou ignorée afin d'éviter un doublon.
- Un montant incohérent avec le restant dû doit être vérifié avant validation.
- Une remise ou un transfert comptable peut rester indisponible si le module, le journal ou les droits nécessaires ne sont pas actifs.
- Une facture partiellement soldée reste ouverte tant que son reliquat n'est pas traité par un règlement, un avoir ou une opération autorisée.
Notions liées
- Facture — document dont le solde est mis à jour.
- Dossier — contexte métier et suivi de l'opération.
- Devis et Commande — étapes amont du montant facturé.
- TVA — répartition fiscale du montant encaissé.
- Source — périmètre de droits et de règles financières.
- Tables de base — journaux et paramètres de référence.