Rendez-vous urgent

Rendez-vous urgent

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Le rendez-vous urgent est un rendez-vous prioritaire lié à une intervention qui doit être organisée rapidement. Il utilise le planning du Dossier tout en restant identifiable comme urgent dans l'Agenda.

En bref

• Il possède les informations principales d'un rendez-vous travaux.
• Son caractère urgent facilite le filtrage et la lecture dans le planning.
• Il peut déclencher les automatismes propres aux missions urgentes.
• Il ne dispense pas des informations obligatoires ni des contrôles de disponibilité.
• Sa disponibilité dépend du type de mission et du paramétrage.

Quand l'utiliser ?

Le rendez-vous urgent convient lorsqu'une intervention doit être priorisée en raison de la mission ou de la situation constatée. Il ne doit pas être utilisé uniquement pour mettre visuellement un rendez-vous en avant si le traitement n'est pas réellement urgent.

Le choix du type urgent doit rester cohérent avec la mission, le donneur d'ordre et les engagements applicables.

Création

Le rendez-vous peut être créé sur un créneau libre après sélection des collaborateurs dans l'Agenda. Selon l'interface disponible, il peut aussi être lancé depuis les Actions rapides du dossier.

Les informations normalement requises restent le dossier, le lieu, au moins un intervenant, la date, l'heure et la durée. Le commentaire doit préciser le contexte utile à la prise en charge rapide.

Effets sur le dossier

Le rendez-vous crée une trace dans les Événements du dossier, met à jour les dates de rendez-vous et peut faire progresser l'état du dossier vers « Rendez-vous travaux » lorsque cette mise à jour est demandée.

Il utilise un déclencheur automatique distinct du rendez-vous travaux classique. Les communications, tâches ou relances obtenues dépendent donc de la configuration des missions urgentes.

Le caractère urgent qualifie la planification ; il ne signifie pas que l'intervention est réalisée ni que toute communication externe a abouti.

Modification et suivi

Le rendez-vous peut être déplacé, redimensionné, modifié ou supprimé avec le droit d'écriture. Toute modification importante doit préserver la priorité réelle de la mission et être communiquée aux acteurs concernés par le canal prévu.

Lorsque le rendez-vous est transmis à un partenaire, contrôler le résultat de la modification ou de l'annulation avant de considérer la nouvelle situation comme partagée.

Paramétrage et variantes

La visibilité du type urgent, ses sous-types, sa couleur, ses SMS, ses actions automatiques et ses transmissions dépendent de l'environnement. Certains sites peuvent distinguer plusieurs formes d'urgence ou réserver ce type à des sources précises.

Situations à contrôler

• mission ne justifiant pas le type urgent ;
• dossier, lieu ou intervenant manquant ;
• collaborateur indisponible malgré la priorité ;
• caractère urgent visible mais automatisme non configuré ;
• état du dossier non mis à jour ;
• SMS ou transmission attendu sans résultat confirmé ;
• rendez-vous urgent annulé sans nouvelle solution de prise en charge.

Notions liées

• Agenda — planification et filtre des rendez-vous urgents.
• Dossier et État du dossier — contexte et jalon.
• Actions rapides et Actions du dossier — accès depuis la mission.
• Événements du dossier — traçabilité.
• Rendez-vous métreur et Rendez-vous travaux — rendez-vous voisins.
• Tâches — suivi des actions restant à réaliser.