« Annuaire » : différence entre les versions
(Refonte fonctionnelle vérifiée sur iREN 1.14.2.709) |
(Illustrer l’Annuaire avec des vues fictives et anonymisées) |
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== Rechercher une fiche == | == Rechercher une fiche == | ||
[[Fichier:IREN_Annuaire_Recherche_resultats.png|alt=Recherche et résultats fictifs dans l’Annuaire iREN]] | |||
''Les personnes, sociétés et coordonnées visibles sont fictives.'' | |||
La page d’Annuaire permet de rechercher dans les familles disponibles sur le site. | La page d’Annuaire permet de rechercher dans les familles disponibles sur le site. | ||
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== Créer une fiche == | == Créer une fiche == | ||
[[Fichier:IREN_Annuaire_Fiche.png|alt=Formulaire fictif d’une fiche Annuaire iREN]] | |||
''Le formulaire illustré n’a pas été enregistré.'' | |||
Le droit '''Annuaire RW''' est requis. | Le droit '''Annuaire RW''' est requis. | ||
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== Cabinets, établissements et collaborateurs == | == Cabinets, établissements et collaborateurs == | ||
[[Fichier:IREN_Annuaire_Cabinet.png|alt=Cabinet fictif avec établissements et collaborateurs]] | |||
Les structures internes sont organisées de manière hiérarchique : | Les structures internes sont organisées de manière hiérarchique : | ||
Version du 28 juillet 2026 à 10:50
Accueil › Gestion › Annuaire
Version observée : iREN 1.14.2.709 — vérification fonctionnelle du 28 juillet 2026.
L’Annuaire est le référentiel partagé des personnes et des organisations utilisées dans iREN. Il évite de ressaisir les mêmes coordonnées dans plusieurs dossiers et fournit les données nécessaires aux communications, à la planification, à la facturation et au CRM lorsque celui-ci est activé.
Annuaire, intervenant et utilisateur
Ces notions sont liées mais différentes :
- une fiche Annuaire décrit une personne ou une organisation réutilisable ;
- un intervenant de dossier est une personne rattachée à un dossier précis, éventuellement liée à une fiche Annuaire ;
- un collaborateur est une fiche Annuaire interne pouvant participer au traitement des dossiers et au planning ;
- un utilisateur est un compte de connexion associé à un collaborateur ;
- un contact CRM représente une relation commerciale et peut être relié à une fiche Annuaire.
La modification d’un intervenant dans un dossier ne met pas nécessairement à jour sa fiche Annuaire. Utilisez l’action de synchronisation lorsqu’elle est proposée.
Accéder à l’Annuaire
Ouvrez Gestion > Annuaire.
L’accès dépend du droit fonctionnel Annuaire :
| Droit | Possibilités |
|---|---|
| NA | Aucun accès à l’Annuaire. |
| RO | Recherche et consultation des fiches autorisées. |
| RW | Recherche, création, modification, rattachement et suppression lorsque l’action est autorisée pour la fiche. |
Un droit distinct, par exemple Annuaire entreprise, peut contrôler certains annuaires spécialisés. Le rôle global, la licence et le périmètre d’établissement restent applicables.
Rechercher une fiche
Les personnes, sociétés et coordonnées visibles sont fictives. La page d’Annuaire permet de rechercher dans les familles disponibles sur le site.
- Saisissez un nom, une raison sociale, un code ou un autre critère proposé.
- Limitez la recherche à une famille si nécessaire.
- Lancez la recherche.
- Ouvrez la fiche souhaitée depuis les résultats.
Avant de créer une fiche, recherchez les variantes courantes du nom et des coordonnées afin de limiter les doublons.
Consulter une fiche
Le contenu varie selon qu’il s’agit d’une personne physique, d’une personne morale, d’un collaborateur, d’un cabinet ou d’un établissement. Une fiche peut notamment contenir :
- l’identité et la famille d’annuaire ;
- les adresses et coordonnées ;
- les informations de contact et commentaires ;
- les rattachements à d’autres fiches ;
- des informations administratives ou de facturation, lorsque la famille les utilise ;
- des médias, horaires, tags ou types de mission selon le déploiement.
Certaines informations sont en lecture seule car elles proviennent d’un autre référentiel ou ne sont pas modifiables dans le contexte courant.
Créer une fiche
Le formulaire illustré n’a pas été enregistré. Le droit Annuaire RW est requis.
- Depuis l’Annuaire, choisissez Nouveau ou l’action de création disponible.
- Sélectionnez la famille et le type de personne.
- Renseignez au minimum les champs signalés comme obligatoires.
- Ajoutez les coordonnées et rattachements utiles.
- Vérifiez l’absence de doublon.
- Enregistrez.
Les champs affichés dépendent de la famille sélectionnée. Une personne morale peut, par exemple, disposer de données de facturation qui n’existent pas sur une personne physique.
Cabinets, établissements et collaborateurs
Les structures internes sont organisées de manière hiérarchique :
- le cabinet porte les informations de l’entreprise ou de l’entité principale ;
- les établissements représentent ses implantations ou sources de travail ;
- les collaborateurs sont rattachés à un cabinet et à un ou plusieurs établissements.
La fiche collaborateur peut contenir son profil, son manager, ses coordonnées, ses établissements, sa signature, ses capacités de planification et ses profils de droits. L’activation d’un collaborateur comme métreur ou technicien influe sur sa présence dans l’Agenda.
La création d’une fiche collaborateur ne crée pas automatiquement un compte de connexion. Voir Utilisateurs.
Rattacher une fiche à un dossier
Depuis l’onglet Intervenants d’un Dossier :
- recherchez une fiche existante dans l’Annuaire ;
- sélectionnez-la ;
- précisez sa qualité ou son rôle dans le dossier ;
- enregistrez le rattachement.
Avec les droits suffisants, une personne saisie dans le dossier peut aussi être créée ou synchronisée dans l’Annuaire.
Bonnes pratiques
- Recherchez avant de créer.
- Utilisez les familles prévues plutôt qu’une famille proche mais inadaptée.
- Mettez à jour les coordonnées dans la fiche de référence.
- Vérifiez les rattachements avant de supprimer une fiche.
- Ne confondez pas le profil du collaborateur, son rôle global de connexion et ses droits NA/RO/RW.
Fonctions conditionnelles
Les familles, champs complémentaires, tags, horaires, annuaires spécialisés, fonctions CRM et options de synchronisation varient selon le déploiement et la Configuration iREN.