Médiathèque du dossier

La médiathèque du dossier rassemble les photographies, fichiers et autres pièces utiles au traitement d’un dossier. Elle permet de conserver les éléments de preuve, de préparation et de suivi dans leur contexte métier.

Référence documentaire : iREN 1.14.2.709 Caelum, état observé le 28 juillet 2026. Les actions visibles peuvent varier selon les droits et le paramétrage.

Rôle de la médiathèque

Toutes les personnes, références et valeurs visibles sont fictives. La médiathèque sert à :

• rattacher une pièce au bon dossier ;
• consulter les fichiers disponibles sans perdre leur contexte ;
• classer les pièces à l’aide des catégories prévues ;
• retrouver une photographie ou un document pendant le traitement ;
• préparer un partage, un compte rendu ou un document métier ;
• conserver la trace des éléments reçus ou produits.

Elle complète la page Document du dossier, qui décrit le cycle documentaire général. La médiathèque se concentre sur la consultation, le classement et la gestion quotidienne des fichiers du dossier.

Éléments pouvant être conservés

Selon la mission et les fonctions activées, la médiathèque peut contenir notamment :

• des photographies de constat, de métrage ou de travaux ;
• des pièces reçues avec la mission ;
• des justificatifs transmis par un contact ;
• des comptes rendus et documents de suivi ;
• des fichiers préparatoires ;
• des documents générés ou signés lorsqu’ils sont classés dans cet espace.

Un fichier doit toujours être rattaché au dossier auquel il se rapporte. Lorsqu’un même dossier comporte plusieurs interventions, sa description ou son classement doit permettre d’identifier l’étape concernée.

Consulter la médiathèque

La consultation peut être proposée sous forme de liste ou de vignettes. Les informations utiles sont notamment :

• le nom ou le libellé de la pièce ;
• sa catégorie et, le cas échéant, sa sous-catégorie ;
• son type de fichier ;
• sa date d’ajout ;
• son auteur ou son origine lorsque cette information est disponible ;
• l’aperçu ou le téléchargement autorisé.

Les catégories de pièces jointes sont issues du paramétrage décrit dans Tables de base. Une catégorie doit exprimer la fonction du document plutôt qu’un classement personnel propre à un utilisateur.

Ajouter et classer une pièce

Le parcours de référence est le suivant :

1. ouvrir le bon dossier ;
2. accéder à sa médiathèque ;
3. choisir le fichier ou la photographie à ajouter ;
4. sélectionner la catégorie pertinente ;
5. compléter le libellé ou la description utile ;
6. vérifier l’aperçu, le dossier de rattachement et la lisibilité ;
7. enregistrer la pièce.

Selon les droits, des actions complémentaires peuvent être proposées : télécharger, renommer, reclasser, remplacer ou supprimer une pièce. Une action destructive ne doit être utilisée qu’après vérification du dossier, de la version et de l’utilité de la pièce pour la traçabilité.

Usage mobile

iREN Mobile peut permettre de prendre ou d’ajouter des photographies pendant un rendez-vous ou une intervention. Avant de quitter le dossier, l’utilisateur doit vérifier que les éléments attendus sont bien rattachés et lisibles. La disponibilité hors connexion et le délai de synchronisation dépendent de la version et de la configuration utilisées.

Versions et doublons

Pour éviter les ambiguïtés :

• ne pas ajouter plusieurs fois une pièce identique sans justification ;
• distinguer un brouillon d’une version validée ;
• utiliser un libellé explicite lorsqu’une pièce remplace un fichier antérieur ;
• conserver les éléments nécessaires à la compréhension de l’historique ;
• vérifier quelle version a été transmise à un destinataire.

La médiathèque n’est pas un simple espace de stockage : le classement doit rendre compréhensible le rôle de chaque pièce dans le dossier.

Confidentialité et qualité

Les fichiers peuvent contenir des données personnelles, contractuelles ou financières. Il convient de :

• limiter l’accès aux profils autorisés ;
• vérifier qu’une photographie ne contient pas d’information sans rapport avec la mission ;
• ne pas déposer de secret, de mot de passe ou de donnée d’authentification ;
• contrôler le destinataire avant tout partage ;
• respecter les règles de conservation de l’organisation.

Points de contrôle

Avant de considérer une pièce comme exploitable, vérifier :

• le bon dossier ;
• le bon type de document ;
• la lisibilité et l’orientation ;
• l’absence de doublon inutile ;
• la présence des pages ou vues attendues ;
• la version pertinente ;
• les droits de consultation et de transmission.

Voir aussi

• Document du dossier
• Documents et échanges
• Dossier
• IREN Mobile
• Tables de base